物料計劃員最關(guān)心的話題就是如何合理地設(shè)立安全庫存，其實這是一個思維的盲區(qū)，如果我們只關(guān)注到安全庫存，而沒有從全局上看庫存的有效率，就很難走出缺料或是過量的困局。

從本質(zhì)上講，安全庫存是一種緩沖，我們可以把它想象為一個墊子。如果墊子太薄了，接不住突如其來的需求量，于是就缺料了。如果墊子太厚了，大多數(shù)的安全庫存是用不上的，成為了一種擺設(shè)，庫存出現(xiàn)了過量的情況。

1.安全庫存的公式

根據(jù)固定訂貨周期模型的訂貨數(shù)量公式，我們先要確定一個最大庫存持有量，簡稱最大庫存量，也叫做Base Stock，它是理論上持有庫存的上限。

最大庫存量=

(需求均值×(二次訂貨間隔時間+前置時間))

+(K×(需求標準差×√((二次訂貨間隔時間+前置時間)))

每一次訂貨的數(shù)量是用最大庫存量減去現(xiàn)有和已預(yù)訂庫存的總和。

最大庫存量公式分為前后兩半，前面的是循環(huán)庫存，是指“收到客戶訂單時逐漸消耗，在收到供應(yīng)訂單時循環(huán)補充”的庫存。

我們可以把它理解為庫存的主力部隊，平時都是在使用這部分的庫存。后面一半就是安全庫存，它們是預(yù)備隊，僅在需求大于預(yù)測時發(fā)揮作用，承受波動帶來的沖擊力。

在安全庫存公式中有4個參數(shù)，分別是K值（也叫做Z值）、需求標準差、二次訂貨間隔時間和前置時間。

除了這個公式，另外還有3種安全庫存的計算公式，它們或繁或簡，都有各自適用的場景。

第一種簡易方法很簡單粗暴，好處是模型簡單，大多數(shù)人都能理解，而且計算過程很快，但缺點是不夠嚴謹。

第二種模型略微復(fù)雜了些，但依然是比較簡單。

第三種模型考慮到了需求和前置時間都具有波動性，因此公式最為復(fù)雜，也更加合理。

正如前文所說，安全庫存只是最大庫存量中的一部分，而且占比率較小，如果只考慮局部的安全庫存，而忽視了整體情況，恐怕很難有效地管理好庫存。因此我們要計算整體庫存的有效率，公式如下：

=庫存天數(shù)÷(前置時間+二次訂貨間隔時間)×100%

我們把所有的單位都要換算成同樣的時間單位，比如是天或周，最終得到一個百分比。

這就像是人體體重的BMI指數(shù)，用來衡量庫存的健康與否的一個指標，過量了就是肥胖，短缺了就是營養(yǎng)不良，都是我們要避免的情況。

只有整體庫存處于完美狀態(tài)，安全庫存才能說是合理，不會出現(xiàn)缺料或過量，因此我們要關(guān)注的是全局，而不是局部。

2.庫存缺料了怎么辦？

說過了理論，讓我們看看實際操作中遇到缺料了怎么辦，這是大家更關(guān)心的事情，因為缺料會讓很多人感到緊張，從管理層到部門經(jīng)理都盯著缺料，計劃員的壓力是很大的。

我們可以采用兩條腿走路的方法，先解決缺料，同時要對流程進行控制。為什么要先處理缺料？因為這是火燒眉毛的事情，既重要、又緊急，需要立即處理。

處理缺貨需要采取快速地行動，包括以下內(nèi)容：

1)加急生產(chǎn)、采購、運輸，首先要保障供應(yīng)，客戶不能停線

優(yōu)先要保障供應(yīng)鏈不能中斷，在預(yù)算之內(nèi)使用加急的手段，提高生產(chǎn)量，或是加快運輸速度，在客戶生產(chǎn)受到影響之前消除問題。

2)使用協(xié)同辦公的方法，在共享的文件內(nèi)或信息白板上更新缺料到貨的情況

許多人會關(guān)注缺料以及到貨的問題，為了更高效地共享信息，使用協(xié)同辦公文件更新到貨的具體日期和數(shù)量。如果沒有協(xié)同辦公工具，可以用信息白板在公共辦公區(qū)域里記錄，所有人都可以看見更新的信息。

3)記錄下每一次的缺料數(shù)量、造成銷售額的損失，描述缺料原因

為了找出缺料的根本原因，我們要記錄下每次缺料的情況，便于統(tǒng)計分析。例如是某一個生產(chǎn)線、計劃員或是供應(yīng)商經(jīng)常出現(xiàn)缺料，需要找出問題根源，才能對癥下藥，避免重復(fù)性地發(fā)生。

4)確保倉庫和中轉(zhuǎn)庫庫存報表的準確性

有些時候倉庫數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致了缺料，特別是外部租用的倉庫，如果管理不善，輕則會造成盤點虧損，重則導(dǎo)致客戶停線。

有些外部倉庫是客戶指定的，管理難度頗大，但我們還是要對外倉提出要求，否則對方不會重視庫存管理上的問題。我們還可以請客戶介入，畢竟倉庫是他們選定的，需要負起責任，協(xié)同管理。

5)尋找可以替代使用的原料或成品

有些物料是可以替代的，在征得工程、質(zhì)量和客戶的同意后，使用替代材料作為臨時的應(yīng)急措施。

3.庫存過量了怎么辦？

需求有波動性，有些料的消耗量增加了，必然有另外的料用量減少，過量的問題就出現(xiàn)了。在分析庫存有效率或安全庫存時，我們要同時關(guān)注過量的情況，采用以下的快速行動進行控制。

1)停止生產(chǎn)或是采購，新訂單需要經(jīng)理審批

已知是過量的庫存應(yīng)受到嚴格地控制，如果沒有合理的理由，不能安排生產(chǎn)或是采購。部門經(jīng)理應(yīng)當審核此類訂單，設(shè)定了門檻之后可以避免再次購入過量的物料。

2)控制過量生產(chǎn)，拒絕計劃外的供應(yīng)商送貨

對內(nèi)要控制生產(chǎn)，不能讓他們隨心所欲地生產(chǎn)沒有需求的物料。對外要管住供應(yīng)商，拒絕過量發(fā)貨，或要貨日期尚未到達的送貨。我們可以采用上門提貨的方法控制出貨。

3)嘗試延后或取消采購訂單

在發(fā)現(xiàn)了過量庫存后，可以和供應(yīng)商協(xié)商延后或取消訂單。通常情況下延后發(fā)貨更容易被對方接受，取消訂單的溝通難度頗高，如果供應(yīng)商不同意取消，我們也不可強行，維護好雙方的關(guān)系比少數(shù)幾個過量的物料更加重要。

4)在倉庫里使用目視化方法標出過量庫存

把過量庫存用醒目的方式標注出來，提醒計劃員不要再安排訂單，這種方法簡單直觀而且有效。

5)請謹慎地報廢Slow moving & Obsolete

我們會定期報廢一些“看上去”沒有需求的物料，但是需要注意充分地確認這些物料的狀態(tài)。

有些產(chǎn)品是新項目開發(fā)，暫時沒有需求，但在未來是有市場的。雖然數(shù)量可能不多，但一股腦兒地處理掉了也很可惜，在決定報廢之前要檢查一下BOM，看看物料都使用在哪些產(chǎn)品上，上層BOM產(chǎn)品如果沒有被淘汰，就不要草率地處理。

4.庫存問題的管理者

最后我先說一下庫存問題管理者的心態(tài)。為了更好地解決安全庫存的問題，我們先要了解如何管理問題。

1)庫存問題的要素

庫存問題的要素產(chǎn)生了供應(yīng)鏈系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，這些要素包括了外部的客戶、公司內(nèi)部的銷售、生產(chǎn)、工程、項目，以及供應(yīng)商、運輸公司和第三方物流公司。

為了解決庫存有效率和安全庫存的問題，我們先要搞清楚解決問題的關(guān)系圖。如上圖所示，這些內(nèi)部和外部的利益相關(guān)者共同影響著庫存。

2)成為問題的管理者

想要管理好庫存，首先要調(diào)整心態(tài)，成為問題的管理者，而不是制造者或受害者的心態(tài)。

計劃員是處理庫存的主要人群，平時忙于應(yīng)對各種日常工作、緊急訂單、缺料報警、客戶投訴、供應(yīng)商付款等等瑣碎的工作。俗話說“做的越多，錯的越多”，經(jīng)常會遇到庫存缺料或過量的情況。

有些問題是自己工作的失誤，人非圣賢，孰能無過，犯錯是正常的現(xiàn)象，計劃員是問題的“制造者”。

還有些問題是別人引起的，例如客戶訂單量增加導(dǎo)致了缺料，產(chǎn)品被替代造成的呆滯庫存，計劃員是問題的“受害者”。

一旦有了這兩種心態(tài)，我們的心態(tài)會受到影響，難以客觀地分析、處理問題。如果是制造者心態(tài)，我們擔心會受到責備，可能會用一些非常規(guī)的手段來處理問題，而這些方法往往具有副作用。

如果是受害者心態(tài)，我們可能會氣惱別人給自己帶來的麻煩，不愿意積極地配合處理問題，而是向領(lǐng)導(dǎo)和同事抱怨，這無益于問題解決。

3)別把觀點當成事實

計劃員在向領(lǐng)導(dǎo)匯報的時候，請盡量描述事實，而不要表達觀點，即便它是正確的。

舉個例子，當碰到供應(yīng)商交貨延誤的情況，如果我們說“這家供應(yīng)商總是不配合，交貨經(jīng)常延遲，或是少交貨”，“客戶的預(yù)測不準，沒有按照計劃要貨”。

這些是觀點，即便它是正確的，對于解決問題的幫助并不大，我們需要更加具體的信息。

因此計劃員需要把事實說清楚，例如“供應(yīng)商上個月的及時交貨率是85%，低于目標的95%。按照訂單行統(tǒng)計，只有80%的交貨率”。“客戶預(yù)測平均絕對百分比誤差(MAPE)有50%，遠高于目標的20%”。

這些量化的信息給人留下深刻的印象，足以改變他人的觀點，容易達成共識。這就是我們需要用數(shù)字說話的原因。

總結(jié)一下，我們要從全面庫存管理的高度來看待安全庫存的問題，只要整體的庫存有效率是健康的，安全庫存也就不是一回事兒了。

對待庫存管理的問題，既要采用快速處理的手段，也要用抽薪止沸的方法消除根源，否則難逃整天被“架在火上烤”的命運。

最后要用問題管理者的心態(tài)和智慧來解決關(guān)于庫存的一系列問題。