一、沒有ERP會怎樣？

信息流對企業經營的重要性越來越高了。

假設張三是一家工廠的銷售，這天他接到一個客戶的電話，向他詢問一款名為CD50的產品是否有1000件的現貨？如果沒有，最早的交貨期是什么時候？張三的工廠沒有使用ERP系統，所以他回復客戶要和工廠確認一下，然后才能答復對方。

張三發了條微信給工廠倉管人員，查詢CD50現在的成品庫存數量，工人不緊不慢地打開電腦，在報表里搜索，然后告訴張三庫存數量只有500件，后續的入庫計劃他也不清楚，讓張三問一下生產計劃。

張三又找到了生產計劃，讓對方幫忙看一下CD50最近有沒有安排生產？計劃看了看庫存報表，又在另外一個文件里查了下原材料數量，告訴張三“最近兩周都沒有安排生產，因為原材料不夠，下一批到貨預計是在三周之后”。

這還沒完，張三還獲悉生產線任務非常繁忙，兩個月之內的訂單都已經排滿了，即便原料到了也沒法安排，除非張三能夠獲得生產經理的允許，可以插單生產。

張三再次找到了生產經理，向他解釋情況，尋求對方的配合。在經過張三的軟磨硬泡之后，生產經理終于答應，可以在原料到貨后安排生產，500件產品的制造周期大約是兩個星期。

張三非常高興，連忙表示感謝，然后計算出一個大概的交貨日期，回復給了客戶。

張三聯系了倉庫、計劃和生產經理這么多人，只為了給客戶回復一個交貨期，而此時訂單都還沒影兒呢！

張三問了一大圈，費時費力，效率很低。如果他的公司用了ERP，就可以直接在系統里查詢庫存狀態、生產計劃、原料到貨和產能情況。

二、ERP究竟是一個什么系統？

1.大型數據庫

企業里存在著大量的交易數據，例如倉庫收到一批原材料入庫，就是一條交易記錄，倉庫在發貨后要扣賬，這又是一條記錄。公司每天都可能有上萬次的交易，這些數據都被記錄下來。

隨著數據越來越多，我們就需要進行管理，根據不同的屬性，數據被放置在各自表格之中，所有的表格整合在一起就是數據庫。

我們可以把ERP看作是一個大型數據庫，各個模塊通過邏輯關系連接起來，提供即時的數據。

此外，ERP可以標準化企業數據結構和流程。以產品編號為例，在沒有上ERP之前，有些編號是字母開頭的，有些是數字，這種數據結構是不統一的。通過ERP項目，可以一舉扭轉雜亂的數據結構，用一套標準化的格式來定義各項數據。

ERP的另一個好處是擺脫了數據的冗余輸入，由于是在同一個數據庫里操作，意味著只需要輸入一次即可，不用在多個表格里維護同樣的信息，這就是單一數據源“Single Source of Truth”。

2.流程標準化

統一數據是一道前菜，ERP真正的大招是標準化流程，這是一把雙刃劍，用好了可以提高企業管理水平，用不好就是“勞民傷財”。

舉一個給供應商下訂單的例子。在沒有用ERP的時候，張三公司的采購是手動做訂單的，先看一下客戶需求，減去成品庫存和已排產的數量，然后根據物料清單算出物料需求數量，做好了采購訂單后發給供應商。

手工下單很麻煩，采購需要花費大量時間來計算，再把結果復制到電子表格里，最后發送電子郵件，這些環節都可能出錯。

更為復雜的是，每個采購員都有自己的“手勢”，下單的習慣可能都不一樣，有人傾向于每周發一次訂單，有人會不嫌棄煩地隔天發訂單，做事就沒有標準。

一家工廠況且如此，擁有數十家工廠的大型集團就更加復雜了，內部人員都已經沒法好好交流了，所以急需一套標準化的流程來統一語言。

ERP就是最佳的工具，它可以提供行業最佳實踐來替代現有的模式。最佳實踐是已在許多企業里獲得了成功，是可以復制的成熟模式，用它來取代原有的流程，就可以實現標準化。

以SAP為例，它使用了Schedule Agreement計劃協議來取代傳統的手工訂單模式，簡單來說，這是一種長期的采購協議，使用滾動的方式，讓供應商分批地交貨。

這種模式有許多優點，采購方可以省下大量的人力成本，采購員不用再花時間去做訂單了，同時還可以降低庫存，因為大訂單被切割成小批量交貨了，隨時可以拉動補貨，有那么點JIT的意思。

供應方可以更高效地計劃和分配資源，庫存也相應減少了。Schedule Agreement是標準化的流程，上ERP后可以徹底改變現有的過程，提高企業的效率和管理水平。

但是，萬一系統實施失敗了，員工就會抱怨“ERP跑不起來，一點兒也不好用”。這是標準化流程可能存在的負面影響。

當然了，經過軟件廠商大量的行業經驗積累和產品迭代，ERP是非常成熟的產品，標準化流程適用于大多數的企業。

所有人都在同一個數據庫里調取即時的數據，讓我們的工作更加簡單，張三也不用逐一確認庫存數量，就可以立即回復客戶。

三、ERP的風險

1.上線失敗

如果ERP是“萬能藥”，就不會出現這個經典段子“上ERP是找死，不上ERP是等死”。實施系統存在一些風險。

首先是它很貴，整個部署的過程也很漫長，通常需要6至12個月，還需要經過數個階段的項目實施，最后才能正式上線“Go Live”。

如果上線后系統用不起來，那就意味著錢白花了，上了個寂寞。因為有許多失敗的案例，所以有些企業寧可守著破舊的系統或電子表格，也不愿意冒險換新的ERP，就是害怕萬一失敗了“狗帶”。

2.數據的準確性

數據的準確性很關鍵，錯誤的數據一旦輸入，就會傳播至整個系統之中。經過系統計算，輸出的數據也必然是錯誤的，這樣就形成了“垃圾進，垃圾出”的現象。

而誰來控制數據輸入呢？很多情況是依靠用戶，每個人對自己的輸入信息負責，一個人挖的坑，別人很難幫他填上。普通的交易數據尚且如此，關鍵的主數據更不用說了。錯誤的數據會引起漣漪效應，一圈圈地向外擴散。

3.系統宕機

ERP存在系統停機成本，只要有一個小問題就能讓整個系統不能正常工作，有些原因甚至是匪夷所思的。一旦發生宕機，所有人都不能正常地訪問系統，這對于生產和交付的影響是巨大的。

ERP廠商在不斷地改進解決系統的問題，用更少的時間和成本來減少宕機的連鎖反應。

供應鏈很大很復雜，它涉及到許多企業，數據需要在不同組織和部門之間快捷、準確地流動，因此我們會需要ERP系統，可以用共同的數據做出更好的決定。信息系統可以幫助供應鏈管理實現這個目標。