庫存差異是供應(yīng)鏈管理中常見的現(xiàn)象，也是非常困擾管理者的問題。無論是盤盈還是盤虧，都說明在日常管理中存在著漏洞。我們必須找到問題的根本原因，制定切實(shí)有效的措施，這樣才能防止同樣的問題重復(fù)發(fā)生。

庫存差異的情況可以通過兩種方式發(fā)現(xiàn)。

主動(dòng)式：

盤點(diǎn)是主動(dòng)發(fā)現(xiàn)差異的方法，盤點(diǎn)的方式主要有二種，第一種是定期盤點(diǎn)（Periodic counting），另一種是循環(huán)盤點(diǎn)（Cycle Counting）。

定期盤點(diǎn)是每隔一定的時(shí)間，對(duì)所有的庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)的活動(dòng)。每次的間隔可以是一個(gè)季度、半年或者是一年。

循環(huán)盤點(diǎn)是根據(jù)ABC分類法把庫存品根據(jù)價(jià)值的高低來制定盤點(diǎn)計(jì)劃。在整個(gè)年度中，所有的庫存品至少會(huì)被盤點(diǎn)一次，價(jià)值越高被盤點(diǎn)的次數(shù)也越多。

被動(dòng)式：

當(dāng)倉庫需要領(lǐng)用物料發(fā)貨時(shí)，發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與系統(tǒng)上的記錄不相符，差異情況就被動(dòng)地發(fā)現(xiàn)了。

不管是主動(dòng)或是被動(dòng)地發(fā)現(xiàn)差異，庫存調(diào)整都是需要立即去做的。知錯(cuò)就改，不能一錯(cuò)再錯(cuò)，這是庫存管理的原則。

當(dāng)然了，調(diào)賬不是想要做就可以做的，財(cái)務(wù)控制官需要了解差異的根本原因，合情合理的解釋，有效的改善措施，把問題都說通了才能同意調(diào)賬。

想要調(diào)查問題的根源是個(gè)頭疼的事情。幾天前發(fā)生的事情大家可能還記得，如果是陳年舊賬誰還能記得清楚？時(shí)間相隔得久了，差異漸漸地就變成了一筆糊涂賬，解釋不清楚，挨領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)也是無可奈何的事。唯一解決的方法就是找到造成差異的根本原因，然后才能告訴領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)鍋，我不背！

如何來準(zhǔn)確識(shí)別庫存差異的根本原因？這里有一份差異原因手冊(cè)，請(qǐng)收好。

步驟一 先易后難

大家有沒有這種經(jīng)歷，有時(shí)候電腦出了故障，在找高手求助之前，不妨先把電腦重啟一次，說不定電腦就恢復(fù)正常了，有時(shí)候解決問題的方法就是這么簡單。

查找?guī)齑娈惓Ｔ蛞彩且粯?，可以換一個(gè)人重新來盤點(diǎn)一次。說不定差異的原因就輕易地被發(fā)現(xiàn)了，很有可能是由于一些低級(jí)錯(cuò)誤引起的，比如盤點(diǎn)數(shù)字抄錯(cuò)了，或是有些物料漏掉了沒盤到，更有甚者是在系統(tǒng)輸入的時(shí)候少輸入了一個(gè)零。

通過最簡單的方式，重新盤點(diǎn)一次有數(shù)量差異的物料，沒準(zhǔn)兒就可以迅速找到問題原因，從而省去了大量的分析的時(shí)間。

步驟二 按圖索驥

因?yàn)榈图?jí)錯(cuò)誤而造成的庫存差異的情況還是比較少見的，在大部分的時(shí)候，差異問題都是由于一些深層次的原因引起的。首先我們要畫一張圖，把庫存先做一下歸類，然后根據(jù)差異情況來對(duì)應(yīng)地尋找問題根源。

工廠庫位圖

在庫存管理中，最主要的庫存有原材料Raw Material、在生產(chǎn)區(qū)域的在制品Work in Progress和成品Finished Goods，它們構(gòu)成了三個(gè)主要的庫位，也就是所謂的Storage Location。

除此以外，還有一些特殊的庫位，我們先來聊聊這些庫存可能存在差異的原因。

項(xiàng)目材料Prototype

制作樣件需要使用消耗一些原材料，有些是為了新項(xiàng)目專門開發(fā)的材料，有些則是通用材料。

由于項(xiàng)目階段消耗原材料數(shù)量不確定，經(jīng)常會(huì)有超過預(yù)算使用量的情況。項(xiàng)目組成員對(duì)于物料管理的意識(shí)也普遍較薄弱，領(lǐng)用以后的原料隨意處置的現(xiàn)象較多，這部分的物料比較難進(jìn)行管理。

一般的做法是項(xiàng)目材料領(lǐng)用以后就直接銷賬，走項(xiàng)目費(fèi)用，這樣就不會(huì)對(duì)系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率造成影響。

報(bào)廢Scrap

庫存品因?yàn)橘|(zhì)量不合格的原因，暫時(shí)不可使用，等待最終處理。原材料如果超過了有效使用期，不能用于生產(chǎn)，只能報(bào)廢。很多工廠的報(bào)廢品不是實(shí)時(shí)進(jìn)行處理的，所以很容易造成實(shí)物的庫存數(shù)據(jù)與系統(tǒng)不一致。

客戶退貨Return

因?yàn)橘|(zhì)量或是包裝方面的問題，送到客戶倉庫的成品要被退貨。退運(yùn)貨返回工廠倉庫以后需要入庫檢測(cè)，判定是否可用或是報(bào)廢。退貨如果在系統(tǒng)中沒有及時(shí)進(jìn)行處理，可能會(huì)造成庫存數(shù)量的差異。

包裝材料Packaging

包裝材料種類很多，每種成品的包裝物可能都不相同，完全是定制化的。包裝材料可能是在BOM內(nèi)，也有可能是在BOM外，需要視具體情況而定。

如果是在BOM內(nèi)的，那么就很容易造成庫存的差異，因?yàn)榘b材料是很難管理的。除非是單價(jià)較高的包材，如托盤、周轉(zhuǎn)箱之外，一些體積或金額較小的包裝物入庫的時(shí)候不會(huì)進(jìn)行清點(diǎn)。在包裝過程中實(shí)際使用數(shù)量也沒人會(huì)認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，時(shí)間久了，庫存差異就會(huì)越來越大。

JAIL

字面解釋是監(jiān)獄，里面關(guān)的不是人，而是可能存在質(zhì)量上的缺陷，不可使用，需要等待質(zhì)量檢驗(yàn)人員判定的物料。如果這些材料沒有及時(shí)處理，就可能被人遺忘在角落或系統(tǒng)中。

庫存差異主要的部分還是在原材料、在制品和成品之中，我們要重點(diǎn)關(guān)注這三個(gè)部分。接下來，就讓我們深入分析各個(gè)庫位里差異可能存在的原因。

原材料

1.收貨系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新不同步

在理想的環(huán)境下，一批原材料到倉庫后，應(yīng)該立即驗(yàn)收入庫，同時(shí)在系統(tǒng)中更新庫存數(shù)據(jù)?？墒窃诂F(xiàn)實(shí)中，時(shí)常會(huì)有不同步的情況發(fā)生。

如果貨物已經(jīng)在倉庫里了，但是還沒有在系統(tǒng)中完成入庫，那么實(shí)物數(shù)量就會(huì)大于系統(tǒng)數(shù)量。

如果在系統(tǒng)中已經(jīng)完成入庫了，但是貨物還沒有放置在指定庫位里，那么實(shí)物數(shù)量就會(huì)小于系統(tǒng)數(shù)量。

2.錯(cuò)誤的訂單號(hào)、零件號(hào)或數(shù)量

供應(yīng)商在制作發(fā)貨單據(jù)的時(shí)候，可能會(huì)打錯(cuò)了訂單號(hào)、零件號(hào)或是數(shù)量，明明是A物料，在箱單上寫成了B物料，如果零件的外包裝都是一樣的，倉庫收貨人員不開箱檢驗(yàn)是沒法識(shí)別出錯(cuò)誤的。

3.錯(cuò)誤的計(jì)量單位

零件的單位是可能是袋、箱、托盤，或者是長度、重量單位，搞混的話就會(huì)造成庫存的差異。

4.來料退貨

供應(yīng)商原料因?yàn)橘|(zhì)量或是數(shù)量上的問題，需要安排退貨。如果系統(tǒng)中已經(jīng)入庫，在完成實(shí)際退貨以后沒有在系統(tǒng)中扣減，就會(huì)影響庫存的準(zhǔn)確性。

在制品

1.物料清單BOM

如果BOM上的數(shù)量和生產(chǎn)過程中實(shí)際消耗量不相符，就會(huì)產(chǎn)生庫存的差異。在創(chuàng)建了BOM以后發(fā)生了工程變更，沒有及時(shí)維護(hù)物料清單也會(huì)造成日積月累的差異。

2.返工

一些在制品需要返工rework，其中一部分的原材料需要拆解下來，更換上全新的物料。被拆下來的原料不可繼續(xù)使用，需要走報(bào)廢的流程。整個(gè)過程中涉及報(bào)廢和重新領(lǐng)用物料，如果沒有及時(shí)在系統(tǒng)中完成相關(guān)的操作，很容易引起庫存數(shù)量差異。

3.倒沖

倒沖（Back flush）是ERP系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)成品收料并對(duì)原材料減料的確認(rèn)過程。

在ERP中，每個(gè)產(chǎn)成品和在制品都設(shè)置了多層BOM表，系統(tǒng)在產(chǎn)成品收料時(shí)將自動(dòng)增加產(chǎn)成品庫中成品數(shù)量和金額并根據(jù)BOM減少在制品庫即生產(chǎn)車間的原材料的數(shù)量和金額。

原材料移庫、生產(chǎn)報(bào)工要及時(shí)。如果移庫延遲，在制品庫位可能就沒有足夠的原材料做倒沖扣減，就可能出現(xiàn)原材料負(fù)數(shù)的情況。

這種情況也可能會(huì)對(duì)MRP的計(jì)算產(chǎn)生影響，導(dǎo)致無法計(jì)算出正確的物料需求，最終影響到下一個(gè)批次訂單的數(shù)量和物料供應(yīng)。

成品

1. 出貨系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新不同步

貨物在離開工廠倉庫以后，需要立即在系統(tǒng)中做銷賬扣減的動(dòng)作。

如果貨物還在倉庫里了，但是在系統(tǒng)中已經(jīng)完成出庫銷賬，那么實(shí)物數(shù)量就會(huì)大于系統(tǒng)數(shù)量。

如果在系統(tǒng)中還沒有完成出庫，但是貨物已經(jīng)離開了倉庫，那么實(shí)物數(shù)量就會(huì)小于系統(tǒng)數(shù)量。

2.錯(cuò)誤的訂單號(hào)、成品編號(hào)或數(shù)量

倉庫在制作出庫單據(jù)的時(shí)候，如果輸入錯(cuò)了訂單號(hào)、成品編號(hào)或是數(shù)量，可能會(huì)導(dǎo)致成品的系統(tǒng)庫存數(shù)量差異。

3.樣品、贈(zèng)品

質(zhì)量部或是銷售部可能會(huì)領(lǐng)用一些成品用于樣品檢測(cè)或是客戶贈(zèng)品。如果沒有經(jīng)過領(lǐng)用手續(xù)過賬的話，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的差異。倉庫區(qū)域只有專人才可以進(jìn)出，領(lǐng)用貨物必須有嚴(yán)格的控制流程。

產(chǎn)生庫存差異的原因并不局限于以上提到的這些，可能還存在著一些出于意料的情況。林子大了，什么幺蛾子都可能出現(xiàn)。如何來改善差異的情況？這里有3個(gè)tips供參考：

1.盡可能地使用條碼系統(tǒng)，減少人為操作。

2.實(shí)物的移動(dòng)必須與系統(tǒng)操作同步。

3.庫存差異問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)處理。