多年從事采購工作，經常會被小伙伴們問到，你是sourcing 還是buyer? 具體有什么區別嗎？雖然翻譯成中文都是采購，但是工作的重點和職責還是有很大區別的。今天，我想詳細介紹一下采購流程（Procurement Process)，并從流程的角度，跟大家聊一聊二者主要的區別以及聯系。

首先，我們需要了解運行采購流程的步驟

The steps to execute the procurement process

第一步：需求評估（Needs Assessment）

需求評估是一個信息和分析的過程，其結果是對個體、機構、共同體或社會需求的確定。對于我們采購工作者而言，即我們服務的公司、組織、客戶的需求進行確定。需求評估也有對應的步驟以及方法，有興趣的朋友可以自行百度或者谷歌，這里我們就不展開了。

第二步：市場以及采購組合分析（Market & Portfolio Analysis)

NO.1 市場分析

當我們確定需求后，需要對市場供需變化的各種因素及其動態、趨勢進行分析。 充分的市場分析對采購行為具有強大的支持作用，主要體現在成本、貨期以及采購購買力評估等方面有一個預判。

NO.2 采購組合分析

前面文章中有提到過采購策略制定，有興趣的朋友可以點擊下面的鏈接，詳細了解采購組合分析。

采購策略制定

第三步：供應商關系管理（Supplier Relationship Management）

供應商關系管理是用來改善與供應商關系的手段和方法，致力于跟供應商建立長久的、雙贏的戰略伙伴關系。

供應商關系管理可以通過一定的模式來具體實施，可以跟各位分享我的經驗是：

• 供應商拜訪頻率以及會議頻率-首先針對供應商供貨情況，制定此供應商拜訪的頻率以及會議頻率，比如月度會議、季度會議。一般情況下比較穩定的供應商可以保持季度會議。同時，參與拜訪以及會議的人員需要明確，針對不同時期以及不同問題，可以邀請相關人員一起拜訪或者參與會議

• 主要任務或者未完成任務-供應商所處的環境以及跟公司合作的情況不同，采購人員需要清楚的知道哪些是重要任務以及未完成任務的跟蹤情況。比如：重大質量問題、產能問題、新產品開發情況等等

• 供應商績效-考核評估供應商近期的質量以及交貨表現

• 未交貨訂單-顧名思義，供應商未交貨訂單情況？產能是否能滿足訂單

由于供應商關系管理涉及的內容比較多，可以使用的工具也比較多，篇幅有限，我們會在后續的文章中詳細介紹。

第四步：風險管理（Risk Management）

風險管理的目的是將可能的風險降至最低，采購作為價值鏈的關鍵部門，風險管理應用在采購工作中則更多的是事前控制。

風險管理也可以從持續改進的角度來執行，可參考下圖：

第五步：供應商選擇（Supplier Selection）

概念摘選自百度百科：狹義的講，選擇供應商是指企業在研究所有的建議書和報價之后，選出一個或幾個供應商的過程。廣義的選擇供應商則包括企業從確定需求到最終確定供應商以及評價供應商的不斷循環的過程。

企業根據采購戰略，從地域、價格、質量、供應商財務狀況等方面，綜合考量選擇出最優供應商。

供應商選擇總結為四步

第六步：立約（Contracting）

當選擇好供應商，終于到了簽立合同這一步。相信朋友們可以發現，當簽立合同之后，我們跟供應商的合作落地了。

對于大部分企業而言，簽立合同之前的工作，主要是由Sourcing部門執行。當合同簽立之后，公司的Buyer或者Operational procurement需要按照合同的條款執行采購任務。

第七步：訂單與交貨期管理（Order Fullfillment)

采購訂單管理：企業根據預測、實際需求和相關因素制定采購計劃，將采購訂單下給對應供應商并對訂單進行跟蹤以及管理的活動。采購訂單管理的目標是將需要的貨物在恰當的時間、準確的數量、以合格的品質輸送給企業。

采購訂單管理主要由以下幾步構成

第八步：供應商績效（Supplier Peformance）

供應商績效評估一般涉及以下幾個方面：

• 交貨達成率%

供應商是否按照企業要求的時間交貨

• 質量合格率%

• 量合格率%

• 產品質量水平

供應商質量體系是否可以持續輸出質量穩定的產品

• 新產品開發能力

供應商是否有能力協助企業開發新的產品投放市場

• 持續降本能力

供應商是否有能力持續降低供貨成本

第九步：質量管理（Quality Management）

顯而易見，質量對于產品而言是至關重要的，質量管理雖然一般由質量部門主導，采購在質量管理的過程中也起到極為重要的作用。采購產品不僅僅是價格或者交期的問題，更多的是質量水平、質量保證能力、綜合實力的問題。便宜的產品即使交期、服務都很好，產品不合格則一切歸零。

第十步：持續改進（Continuous Improvement）

持續改進對于采購工作意味著我們根據績效評估以及企業實際需求，制定解決方案，形成改進計劃，目標是優化供應鏈，為企業提供更有競爭力的供應資源。

持續改進的工具有很多，廣為應用的是PDCA:

• P：Plan

• D：Do

• C：Check

• A：Action

感興趣的朋友可以詳細了解一下。

基于上述十個步驟，我們可以用下圖來體現：

Sourcing VS Operational Procurement

右半圓的管理活動主要由Sourcing部門執行，左半圓的管理活動則由Operational Procurment部門負責，周而復始，構成了完整的采購行為。