“標準答案”

Kevin在一家外企做采購員，工作很認真，經常受到經理的表揚。

當然，沒有一位采購能在一個崗位上干一輩子。前些日子，部門經理突然找Kevin談話，想把他調到供應商開發小組，負責新供應商開發。部門經理強調，這可以幫助他學習更多的采購知識，他的技能也會有很大的提升。經過幾天的慎重考慮，Kevin下定決心，接受了這個機會。

于是，部門經理親自培訓Kevin如何使用供應商調查表來考察供應商。Kevin學得很認真，將調查表里的每一個知識點都銘記于心。

信心滿滿的Kevin來到自己將要考察的第一家新供應商。Kevin打開供應商調查表，開始對供應商進行提問：“ 上一年的客戶滿意度是多少……”

4個小時過去了，Kevin將供應商調查表里的200個問題的回答都填寫完畢，表格自動得出了“通過”的結果，Kevin如釋重負地笑了。

然而，Kevin在考察了三家供應商后，發現了一個很嚴重的問題。雖然不同供應商的現場管理水平和人員素質參差不齊，但是所有供應商都有一套事先準備好的“標準答案”應對考察，導致所有供應商的考核分數都接近滿分，無法體現供應商之間的真實差距。如果不通過別的辦法有效識別供應商的差距，一旦選錯供應商，就會給后續工作帶來極大的風險。

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金字塔溝通術

就在Kevin一籌莫展之際，筆者伸出了援手。筆者原創的金字塔溝通術可以幫助采購有效地考察供應商，解決工作上的難題。

金字塔溝通術的主要內容如圖5-3所示：

圖5-3 金字塔溝通術

在考察新供應商時，金字塔溝通術有以下3種用法。

1.自上而下溝通

自上而下溝通的好處是開門見山，能夠讓供應商明確采購要考察的“主題”是什么，從而把雙方的溝通內容鎖定在相同的“主題”內，再從“主題”下推到要詢問的“關鍵信息”，之后再通過“實際情況”來驗證“關鍵信息”，從而得到較為真實的評估結果。

例如，Kevin如果想要考察“供應商的競爭力體現在哪里”這個“主題”，就可以直接問供應商。

供應商的回答如下：

●我們服務的都是外企，客戶滿意度每年都在提高；

●我們的制造成本平均每年下降5%，可以持續降價；

●我們的銷售額保持每年10%的增長；

……

在供應商提供了足夠多的“關鍵信息”支持“主題”之后，Kevin需要選擇其中的一條或幾條“關鍵信息”，通過考察“實際情況”予以驗證。

例如，針對“制造成本平均每年下降5%”，Kevin可以繼續詢問：“你們所說的成本都包含什么？原材料成本、制造成本和管理費每年的降幅分別是多少？請拿出前兩年的財務報表給我看看。”

Kevin看到，原材料成本的降幅是3%，制造成本的降幅是10%，管理費的降幅是2%。其中，原材料和管理費的降幅與行業平均下降水平持平，但是制造成本降幅遠高于行業平均下降水平。

于是，Kevin又問：“為什么制造成本的降幅是10%？”

供應商回答：“因為我們的設備到上一年剛好折舊完畢，所以今年計算制造成本時不需要再考慮折舊費，制造成本也就大幅下降。”

進行到這里，針對“實際情況”的考察并沒有結束，Kevin需要拿到供應商的設備清單和使用年限以及設備折舊的計算方法，去供應商的生產車間一一核對設備的型號和真實使用年限。如果賬物相符，“實際情況”才算考察完畢。

采購采用自上而下的溝通方法，使“主題”與“關聯信息”、“關聯信息”與“實際情況”環環相扣，三者形成了較為嚴謹的邏輯閉環，進而讓采購獲得了可靠的考察結果。

但有的時候，采購需要婉轉地考察“主題”，此時可以采用自下而上的溝通方法。

2.自下而上溝通

自下而上溝通是指在沒有明確“主題”的情況下，采購首先詢問供應商若干“關鍵信息”，之后再推斷“主題”。

例如，Kevin向供應商問了這些問題：“你們的消防措施是什么？如何確保不產生大規模不良品？設計變更時，如何保證不出錯？”

這些看似關聯性不強的問題其實都反映了供應商的風險管控能力，只是Kevin不想把“主題”說在前面，以免供應商快速找到“標準答案”。

采購采用自下而上的溝通方法來考察供應商時，難以把某個“主題”的全部“關鍵信息”及其“實際情況”完全提出，因此推斷出的“主題”的結論是不嚴謹的。但是，在需要隱藏主題時，也可以采用這種方法。

3.實際情況溝通

實際情況溝通是指采購直接考察供應商的現場或者文件，從而推斷“關鍵信息”和“主題”。因為只考察供應商的表面信息，所以相對于自上而下和自下而上這兩種方法，采購通過“實際情況”推斷出的對“關鍵信息”和“主題”的考察結果是最不準確的。但是，在時間非常有限的情況下，經驗豐富的采購也可以使用這種方法。

例如，Kevin已經考察過20家機加工供應商，對這類供應商的管理能力有了充分的識別能力。來到第21家機加工供應商時，由于時間很緊，Kevin無法按標準流程完成供應商考察表里的200個問題，于是他要求供應商直接安排他到現場參觀。

通過觀察，Kevin發現該供應商的機加工設備非常老舊，供應商在制品的復雜度偏低，現場開機數量不足。據此，Kevin判斷該供應商在機加工行業的競爭力處于偏低水平，沒有推薦公司使用該供應商。

雖然也有可能是供應商正在引進效率更高的機加工設備以淘汰老舊設備，供應商的工程師具備設計和生產高復雜度產品的能力，供應商當天剛好有很多機器在保養導致開機不足等，導致Kevin發生誤判，但是由于時間太緊，Kevin只能根據實際情況做出判斷，不推薦該供應商。

最后的話

聽完筆者的講解，Kevin決定采用自上而下的溝通方法來考察供應商。Kevin推薦的供應商從價格、品質、交貨期到服務的表現都很不錯。部門經理驚訝于Kevin的快速成長，使用部門也對Kevin的成績大加贊賞。

筆者希望金字塔溝通術能夠幫助讀者更高效地考察供應商。