一、項目背景

中途接手一個已經在開發中的ERP項目，收集到的信息如下：

• 該項目原本由不存在相關經驗的產品和技術進行跟進，且短期內不會有專業供應鏈開發入職；

• 業務方非常不滿意，認為開發進度緩慢，無法有效支持開展業務；

• 當前庫存混亂且長期無法解決，財務做賬困難，且無法進一步分析該項目運營情況；

• 運營該項目的團隊此前沒有類似經驗，相關業務流程及規范不完善；

• 收銀系統為外購部分，生態比較閉環，不適用我司實際情況；

• 第三方倉庫為外包，倉庫管理混亂，倉庫賬面庫存和實物不準確。

基于以上情況，該項目目前產出的成果質量問題嚴重，人力儲備不足且不專業，運營管理及倉儲管理混亂，可謂是內憂外患；因此優先考慮收尾并關閉項目，重新外購一套成熟系統；但最終出于成本的考慮，公司還是決定繼續自研。

二、項目開展規劃

既然已經定下繼續自研，因此進行以下方面準備：

• 收集當前所有相關方的業務瓶頸及功能述求，提出相關解決方案；

• 結合已有成果及業務述求，對系統功能框架，數據流，表結構進行整理，重新制定整體框架；

• 向公司申請更多產品及技術資源，包括招聘專業的人才；確保有足夠且有經驗的人力。

• 進行以上準備工作后，開始著手對系統進行優化及完善；整體方向以穩定原有業務功能為主，其次開發新功能滿足業務剛需。

三、庫存問題根本原因分析

目前已知的實際情況為：門店與ERP系統庫存不一致，倉庫與ERP系統庫存不一致，門店賬面與實物庫存不一致且差異較大，倉庫賬面與實物庫存不一致且差異較大。

對于門店系統或倉庫系統實物與賬面不一致的情況，可以通過對門店/倉庫進行盤點，找出盤點差異數值比較大的庫存記錄，通過與業務及三方系統開發核實查找問題；這里不詳細展開。

對于ERP系統與門店或倉庫庫存不一致的情況，理論上可以通過對比兩邊系統的庫存變動明細，來發現庫存變動確實或數量有差異的場景；但由于缺少庫存變動明細數據，因此我們決定對比庫存差異變動趨勢來發現問題，若兩邊庫存的差異在逐步擴大，則該商品庫存在兩邊系統的庫存處理可能會存在問題。

1. 門店庫存差異分析

庫存對比監控：拉取每天凌晨門店庫存數據與ERP門店庫存進行對比，計算當天庫存差異值，第二天再次拉取數據并計算差值；相鄰的兩天庫存差異純在的變動即delta值；當delta值不等于0的情況下，則代表該商品的庫存處理在門店系統和ERP系統存在差異。

通過對異常庫存的商品出入庫記錄進行分析，發現庫存差異原因如下：

1）門店部分收貨，但是門店系統回傳的實際收貨數量=應收數量，導致ERP庫存偏小

根本原因：部分收貨時，門店系統回傳數值錯誤。

2）門店負庫存銷售，但是ERP系統不允許負庫存出庫，且相關單據未做進一步處理

根本原因1：門店日常實物與賬面不一致，但為了保持正常業務進行，需要臨時負賣。

根本原因2：配貨單下發到門店系統，門店未驗收即開始上架銷售。

根本原因3：由于系統記錄的商品條碼錯誤，導致商品無法掃碼出庫，重新建一個商品用于出庫。

根本原因4：倉庫送錯貨，門店從不知來源渠道收貨并銷售。

根本原因5：門店入庫大包裝商品，但按照小包裝出售。

3）門店盤點及報損數據未處理，導致數據偏大

根本原因：門店系統進行報損和盤點，但是相關單據并未被拉回ERP處理。

2. 倉庫庫存差異分析

同門店差異分析方法，對ERP和倉庫庫存差異變動進行分析，發現庫存差異原因如下：

1）倉庫部分發貨時，EPR凍結庫存未釋放，可用庫存偏小

根本原因：ERP采購單未能同步WMS采購單完結狀態，并釋放凍結庫存。

2）ERP不允許庫存為負數，兩邊庫存總數不一致

根本原因：WMS出庫單重復回傳至ERP處理，導致庫存偏小。

3）WMS自建單據的其他出庫操作，數據未同步至ERP

根本原因：WMS系統進行報損和盤點，但是相關業務未同ERP進行對接。

四，庫存問題優化

1. 問題優化方向

經過以上差異數據監控對比及根本原因分析，從以下幾個方面進行處理：

• 對于倉庫和門店系統產生的問題提出，并要求三方系統進行優化或規范。如：數據回傳不能重復，部分收貨時回傳數據修正等。

• 對于系統已有功能的問題進行修復，包括：凍結庫存處理，負庫存處理等。

• 為各種異常場景梳理業務流程，提出系統解決方案，并進行相關功能開發。

由于前期缺少監控措施，導致庫存出現異常，相關問題未及時排查，最終庫存差異越來越大；因此需對監控措施進行完善。

2. 監控措施完善

結果層面：通過每日定時導或拉取wms及門店系統庫存數據，記錄相關庫存差異值，delta值，生成庫存異常記錄，并將匯總對比結果推送至企業微信；技術每日檢查相關數據，若已處理則提交處理結果并修改狀態。

過程層面：對重復回傳出/入庫單結果，回傳出/入庫單且可能導致ERP庫存為負，兩種情況做監控，監控到異常情況，則直接推送告警信息至企業微信；此外由于門店負賣情況比較多，所以對于無法出庫的單，增加頁面集中展示，便于業務集中查看及處理（理論上門店系統自動生成調整單更合適）。

3. 庫存問題解決方案

1）商品多規格/中小包裝方案混賣方案

入庫時，確定可能最小售賣單位，庫存即以該最小規格進行存儲；（防止可能出現的中包裝賣到一半，需要轉換成小包裝去賣的場景—該場景下只能換一個商品去銷售了）—這里的最小售賣單位原則上是能劃分多細就多細，以防止后期可能出現問題。

以上最小規格商品創建后，若后續需要按照中包裝或多種商品組合出售時，可以創建組合商品；組合商品由上述最小規格的商品組成，但可以獨立設置價格及商品信息進行出售；當商品下發至門店系統時，組合商品也需要下發。

2）門店負賣解決方案

銷售排隊出庫，庫存足夠則直接出庫，并生成出庫單；庫存不足則狀態為待出庫，定時輪詢直到庫存滿足再進行出庫，并生成出庫單和扣減庫存（考慮到出庫單也需要取成本價，因此取不到成本價的情況下，也不能生成出庫單）。

此外為了確保庫存能準確體現，可采取類似于在途庫存的形式，在相關庫存匯總報表里面，展示“待出庫數”（考慮增加“待出庫庫存”表，便于頁面展示時匯總統計待出庫庫存）。

對移動加權平均價的影響：庫存總價值還是為正（因為還沒真實出庫），移動加權平均價也為正；計算移動加權平均價的時候，不考慮在途和待出庫庫存（若直接允許庫存為負數，則會同時存在正數和負數的庫存明細，影響移動加權平均價的計算）。

3）門店在途庫存和凍結庫存

重新檢查并設計在途庫存和凍結庫存邏輯。

在途庫存：倉庫或門店入庫業務單據生效后，即增加在途庫存（總庫存不變）；當業務單據取消或完成入庫后，減少對應數量的在途庫存（總庫存伴隨入庫單回傳后增加）。

凍結庫存：倉庫或門店出庫業務單據生效后，即增加凍結庫存（總庫存不變，凍結庫存增加）；當業務單據取消或完成出庫后，減少對應數量的凍結庫存（總庫存減少，可用庫存=總庫存-凍結庫存）。

4）商品資料存儲及下發方案

商品下發跟采購單/調撥單/配貨單走，否則沒有入過庫的商品，就會被業務盤點等，導致無緣無故增加庫存，或在被盤盈/盤虧時，對應的盤盈入庫單無法取到成本價，此外還可以避免門店在門店沒有收貨的情況下，就直接銷售出庫了。

正常使用商品名稱，規格，條形碼，生產廠家，批準文號其中的一項或多項來確定商品的唯一性，但是商品ID需要與這些信息區分開來，便于必要時刻對商品信息進行修改（如商品條碼錄入錯誤）；商品ID一般用商品分類+固定長度數字的組合，作為通信的唯一ID。

4. 系統功能完善

1）門店收貨異常

門店入庫單回傳至erp系統時，拉取原倉庫配貨出庫單，對比數據并自動生成差異記錄，對于差異記錄可在倉管進行定責后，自動生成入庫單和出庫單下發至wms系統（可根據單據類型對不同單據進行虛擬出入庫）。

2）倉庫報損

由于倉庫那邊不支持上傳報損數據，因此，從erp系統推送報損數據至wms系統；業務操作層面由倉庫確定報損的商品后，發郵件至倉管員，倉管員在erp系統上創建報損單，經過相關審批流后，通過出庫單的形式推送至倉庫進行出庫。

3）倉庫盤點

由于倉庫那邊不支持上傳盤點數據，因此，從erp系統推送盤點數據至wms系統；業務操作層面由倉庫確定盤點的商品后，發郵件至倉管員，倉管員在erp系統上創建盤點單，經過相關審批流后，通過出庫單+入庫單的形式推送至倉庫進行出/入庫。

4）倉庫內移庫

良品/殘次品切換：為了便于倉庫的作業，同時提供更精準的庫存給業務方參考；庫存分為兩種：良品，不良品；其中良品可用于正常出庫作業，不良品可用于報損及退貨等；對于ERP系統來說，需要區分以上兩種商品狀態（也有用庫存來區分的），所以當倉庫做移庫或庫存調整導致商品狀態變更的情況下，WMS相關單據同步回ERP進行變更。

商品批次控制：為了精準控制倉庫的不同批次不同效期的商品數量，庫存按照批號（有效期至）進行存儲。

5. 庫存處理框架

對庫存相關處理框架進行改造，分為業務單據-出/入庫單-庫存的結構；在業務單據產生后，可以直接下發至下游倉庫和門店系統，門店和倉庫出入庫單回傳，必須先生成出/入庫單，并根據出/入庫單對庫存進行調整。

對于業務發生在其他系統的（如門店銷售，倉庫報損及盤點等），統一拉取業務單據存儲并排隊進行出庫，若庫存滿足則生成出庫單后再進行庫存調整操作。

五、結語

經過以上的問題查找-分析-解決，基本完成對庫存的處理框架的優化，但是整個過程還是比較艱辛且阻力比較大。

由于項目前期嚴重質量問題，需要重新樹立團隊信心，取得業務方諒解并降低其期望值；在詳細的解決方案上，落實到具體的業務操作流程及管理規范，以確保最終方案最終能落地；此外，需要持續對使用方進行培訓及考核，包括集中培訓及考核（制作問題并給業務方進行填寫）等。