我們在系統學習了“RFI”、“RFQ”和“RFP”這三種常見的詢價方法之后，已經初步解決了詢價過程中具體向供應商詢問什么的問題。

那么，我們下一步要學習的就是用何種方式向供應商詢價。一般公司根據項目預算金額的大小、項目的重要程度以及潛在供應商的情況，通常會采用非正式詢價、議價采購與招標這三種方式。

01

非正式詢價

非正式詢價是采購通過郵件、傳真等方式將詢價單發送給潛在供應商，供應商進行報價或者提供方案的商業行為。

1、非正式議價的優缺點

2、非正式詢價實施的過程中需要注意的問題

（1）非正式詢價是一種優缺點都十分突出的詢價方式，幾乎所有的公司對于它的使用都有著嚴格的要求與控制。

一般情況下，公司會嚴格規定非核心項目預算在多少金額以內可以采用非正式詢價；大于這個金額或者是核心項目必須采用招標的形式。而項目結束之后，公司的審計部門也會對項目進行嚴格的審核。

所以作為采購，如果選擇這種詢價的方式，首先要確保項目預算金額要符合公司的規定；其次，要確保詢價的項目不是影響公司命脈的主營業務；最后一定要確保詢價的流程、單據以及與供應商的往來郵件都嚴格符合公司的規定。

（2）在詢價的過程中，一定要注意公平性和保密性。例如：用BCC(Blind Carbon Copy 密送)的方式同時發送詢價郵件給所有供應商；有供應商詢問項目的相關問題，要將答案發送給所有的供應商；如果有二次或者多次議價，要同時和所有的供應商進行。

（3）詢價單當中的信息要明確

 A. 產品或者服務的名稱及要求要寫清楚，有一些關鍵詞匯的使用要專業，最好是行業內部認可的詞匯。

 B. 詢價單上面的單位要明確“套”、“件”、“個”這些單位的使用，要符合行業內部的要求。

 C. 詢價單上面要標明供應商最晚回復的日期，如果超過這個時間，意味著供應商自動放棄此次報價。

 D. 詢價單上面要求供應商的報價必須標明有效期。

 E. 在必要的情況下，詢價單上面要求供應商進行分項報價。

為了確保供應商的報價滿足上述5點的要求，作為采購應該提前設計好報價單模板，讓供應商進行填寫，而不是讓它們自由發揮，這樣也為后期的報價分析奠定了良好的基礎。

02

議價采購

議價采購本質上是非正式詢價的一種特殊形式。

非正式詢價的核心是三家比價，但是有一些產品或者服務因為客觀條件限制，沒法做到三家比價，就造成了只能和單一供應商進行議價的局面。由于沒有比價過程，所以后期審計更會著重關注，采購處理這樣的項目，更加要小心謹慎。

1、議價采購的優缺點

2、議價采購實施的過程中需要注意的問題

（1）在議價采購實施之前，采購要判斷項目是Sole Source （唯一采購） 還是 Single Source（單一采購），兩者的區別在于：

Sole Source （唯一采購）：客觀環境形成的唯一采購渠道，例如：政府紅頭文件要求采購的一些物品及服務，例如：二代身份證識別儀、大型活動的安保服務等等。如果是這種情況，那么采購的工作重點主要在于提高所要采購物品和服務的質量，其次才是在保證質量的前提下，盡量壓低價格。畢竟供應商處于市場壟斷地位，不會在價格方面輕易讓步。

Single Source（單一采購）：因為項目的要求或者公司的規定，主觀上形成的唯一采購渠道。例如：公司所有的電腦要采購Dell品牌的產品、公司需要采購某個特定網站上面的廣告服務等等。如果是這種情況，采購要著重判斷項目是否符合如下五點中任意一點，爭取可以引入其它供應商，形成充分競爭的局面。

 A. 同一地區，僅有這一家供應商有項目所需的物品或者服務。供應商最好能夠提出相應的證據。例如：品牌授權代理書、商標所有權證書、網站域名備案資料等等。

 B. 項目所需物品或者服務，只有一家供應商能夠全部一次性供應。采購需要與使用部門充分溝通，在使用部門書面確認分批供貨、多供應商供貨等類似方案都無效的情況下，這個情況才能夠成立。

 C. 確認項目所需物品是專利品，或原品牌的配件，不能以其它產品替代。即使是這種情況，采購也要盡量縮短采購渠道，盡量在專利所在或者原品牌的工廠購買，減少因為渠道因素所產生的額外費用。

 D. 與多個項目相關的使用部門溝通確認，項目所需的產品或服務，從多維度判斷只能單一采購。這些溝通必須形成書面文件，并且由這些部門的領導簽字確認，之后發給采購進行備案。

 E. 計劃進行非正式詢價或招標，只有一家參加。這種情況，要與不參加的供應商充分溝通，明確他們不參加的原因。如果是供應商對項目的理解不夠充分，要召開相關的說明會，對供應商所關心的問題進行解答，爭取他們可以參加相應的非正式詢價或招標。如果確實有客觀原因導致供應商不能參加非正式詢價或招標，供應商要發送書面材料給采購，說明原因，采購收到之后進行備案。

（2） 議價采購是一種明顯弊大于利的采購方式。也可以說是采購的無奈之舉。所以相關的審計部門一定會重點關照！所以作為采購一定要做到：

 A. 議價采購需要整個項目相關部門集體判斷并批準實施。

 B. 議價采購所有的流程必須書面化，必要的時候需要拿到與這一流程相關部門領導的審批。

 C. 采購一定要將相關資料和審批及時歸檔。

03

招標

招標是指買方事先發出招標通告，對所需產品或服務提出相應的要求和交易條件，邀請賣方在規定的時間、地點參與投標的行為。

1、招標的五個階段

（1）招標

 A. 審核采購內容、確認采購方式、設定參與投標供應商的標準等。

 B. 制作和發出招標邀請書。

（2）投標

供應商在投標截止日期之前將完成的標書送達指定地點。隨著科技的發展，現在一般情況下，投標都采用線上系統投標。

（3）開標

基于項目的整體需求，由使用部門、采購部以及其它關聯部門共同決定底價。

（4）決標

 A. 對供應商的標書進行價格和條款審核，綜合評定，確認最終的中標供應商。

 B. 通過中標通知書，將中標結果通知參與投標的供應商。

（5）簽約

依據公司的相關規定，與中標的供應商簽署合同或者訂單。供應商提供相應的產品或者服務。

2、招標的優缺點

3、議價采購實施的過程中需要注意的問題

（1）招標整體來看是利大于弊的一種的采購方式。如果條件允許，采購要盡量采用這種方式。

（2）因為招標整個過程會涉及到多個部門，如果中間有一個環節出現紕漏，重新進行招標，那么相關部門都會埋怨主持招標的采購，因此，在招標的前中后三個時間段上面要反復和供應商強調時間的問題。

 A. 前期：采購統一給參與招標的供應商發送BCC(Blind Carbon Copy 密送)的郵件，強調時間節點，并且一定要收到供應商的書面回復。

 B. 中期：采購時刻關注供應商的投標情況，在招標結束的前一天，郵件進行提醒。招標結束前3個小時之內，每隔1個小時，電話提醒。

 C. 后期：如果確實有供應商沒有完成最后的投標，采購要書面詢問沒有參與投標的原因，并且得到供應商的書面回復。

（3）招標開始的時候，需要向供應商發送招標邀請書，其中應該體現如下內容：

 A. 報價有效期和報價截止日期。

 B. 對供應商資質的要求，并要求其提供相應的證明文件。

 C. 所需產品或者服務的描述及相關參數。

 D. 項目的時間節點。

 E. 賬期:一定要明確賬期是自然日還是工作日。

 F. 交貨地點和貿易條款，國際貿易時，這點就更顯得尤為重要。

 G. 質量要求,要明確最終的驗貨方法，以及出現問題的解決方案。

 H. 特殊要求:例如：生產用的工具、模具等，這些費用、所有權是如何規定和劃分的，需要采購提前想好。

 I. 合同模板（含質保協議等）,為后期簽訂合同打好基礎。

 J. 最小起訂量和訂貨周期。

 K. 買方負責招標的聯系人、地址、電話和郵箱。

以上就是采購在日常生活中可能會常用到的三種詢價方式。

在實際的使用過程中，采購不必拘泥于其中一種方式，完全可以幾種方法混合使用。例如：先采用非正式詢價，初步篩選出目標供應商。然后再使用議價采購，逐條落實采購需求和價格。在實際的采購工作中，相關的采購需求往往是隨著項目的推進而變化的，采購只有見招拆招，靈活使用這三種詢價方式才能無望而不利！