最近有位朋友和我討論一個問題,是關于供應商貨物不進入自己倉庫,直發客戶倉庫的事情。以下是我們之間的對話。
友:如果是供應商直發貨物給客戶,貨物不進入我們工廠的倉庫,那么在ERP系統的入庫操作,應該是誰操作?我理解應該是誰下訂單(比如采購或是銷售),誰就應該做系統入庫。請問是否可以這樣操作?
我:原則上采購或銷售人員不能做系統收貨。你這種情況,可以由采購/銷售憑著客戶的簽收回單,找你們做系統入庫的同事代為操作。
友:由采購/銷售把入庫信息告訴系統操作的人,后者再把數據錄入系統,這樣是否會多此一舉?而且我也沒有能力去驗證客戶第三方倉庫入庫的真實情況。
我:話雖如此,我們也要考慮如何證明客戶確實是從供應商這里收到過這些貨物,從財務審計合規角度來看,這是必須要經得起審核的。
我的朋友說自己以前也這樣操作過,公司里沒人提出過任何異議。不過他覺得我的分析有點道理,回去要再想一下如何完善流程。
我很理解我的這位朋友的想法。很多公司都有這種情況,自家不生產的產品,由原材料供應商,直接配送至客戶倉庫,省去轉運和重復裝卸的費用,甚至還能節省一些物流費用。
從實物流操作角度來看絕對是沒問題的。但是從信息流和財務流方面,我們需要謹慎地處理,堵住流程中潛在的漏洞,避免造成瀆職的風險。
我也有類似的經驗。以前,我在一家通訊企業做海外項目管理的時候,我們公司有很多供應商原料(光纖電纜、通信鐵塔、電線桿子)直發海外,沒有進入過公司倉庫,我當時在項目組負責物流,需要去完成直發貨物的入庫手續。
具體做法就是拿著相關資料文件,去工廠倉庫找到收貨人員,請他一筆筆地輸入SAP系統,完成入庫過賬。
那個時候我也覺得很麻煩,不理解為什么要這樣做,因為每次辦入庫手續都要花去我半天的時間,先要坐車從公司總部跑到偏遠的倉庫,還要配合倉庫同事的時間(都是大爺,催不得),一起把入庫的活兒做完,然后再坐車回到辦公室。
當年是不太理解,但我現在回想起來,覺得還是很有必要“麻煩”一點的。
我們知道,貨物在系統入賬后,供應商開了發票,財務就要準備付款。如果我有了入庫的權限,那不是我想在系統里收多少貨物,就可以做多少入庫。
公司內部人員只要和供應商一勾結,虛開入庫數量,就會給公司造成財產損失。入庫職責權限如果設置得不合理,就會造成權力尋租的空間,為腐敗提供了滋長的土壤。
所以我們的入庫流程寧可“麻煩”一些,也要盡力堵住制度的漏洞,避免產生供應鏈瀆職的風險。
供應商付款的最佳實踐案例是“三點相符”原則。
三點分別是供應商發票、采購訂單和收貨單據文件。相符是指數量、產品單價、訂單描述和其他發票信息都要能夠對應上。這三份單據必須完全相符,目的就是為了防范錯誤和潛在的瀆職風險。
供應商如果想要虛開發票,就要想盡辦法買通采購、倉庫收貨,甚至還有財務人員,而這樣做的難度是很高的,任何一方的人員發生了更換輪崗,供應商需要重新打通關系。使用三點相符的方法就可以最大程度地減少了公司財產損失的風險。
根據ASCM CSCP教材中提到的,應對供應鏈瀆職風險的控制關鍵點是要做到職責分離(Segregation of duties),比如采購尋源和采購訂單權限必須分開。
尋源Sourcing是負責供應商開發、新產品定點、年度價格談判、供應商關系維護等一系列商務方面的工作,采購的權限較大,對供應商有很大的話語權。
采購訂單下達更多是偏重采購計劃和訂單執行等日常操作工作,由于沒有供應商選擇、議價的權利,對供應商的影響力相對較小。
考慮到職責分離的原則,很多大公司都是把下采購訂單的權利和尋源分開,而且還把前者的組織架構放在供應鏈部門,徹底與采購部門“劃清界限”,目的就是為了防止采購既可以找供應商談價格,又可以決定下訂單的數量。這就避免了采購尋源“既當裁判,又做球員”的情況出現。
還有一種職責分離的情況是在倉庫貨物出庫的場景中。倉庫員工不可以既批準物料移動,又自己執行移動。
例如倉庫保管員工監守自盜,利用職務之便,在系統里完成貨物的出庫,然后串通外部的不法分子,在半夜里讓卡車開進倉庫,保管員把貨物裝上車,堂而皇之地運出去賣掉。所以我們要設置倉庫移庫權限,不能讓員工既可以在系統做出庫,又同時負責出貨操作。
職責分離的實施要點是執行一定要到位,不能有特殊例外情況。很多人能夠理解流程制度,在實施的初期也會遵守,但隨著時間的流逝,人們就會慢慢地疏忽起來,不再嚴格地按照流程辦事,而是走一些“自定義”的捷徑。
比如公司規定了倉庫保安只能允許提前預約過的卡車進入倉庫提貨,但是面臨著臨時緊急發貨的情況,保安會迫于壓力,疏忽這項規定,讓沒有預約過的卡車也進入工廠。
雖然出貨很緊急,倉庫方面沒能提前通知保安,屬于特事特辦的情況,但這已經破壞了原先設立的規定。只要開了一個先例,就會讓其他人難以信服,繼續再遵照執行,所以流程的具體執行一定要杜絕特殊例外情況,否則人們就會逐漸地漠視流程,直至不再遵守。
瀆職風險最好的應對方法就是職責分離,“把權力關進制度的籠子里 ”,不僅保障了公司財產安全,也保護了員工的職業生涯,不會有意或無意地犯錯。
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