我們想想，在云譎波詭,變幻莫測的全球貿易和全球貨運中，紛繁復雜的貨運代理是如何完成的？如何確保貨運代理操作的高效率？如何保證貨物狀態每一步可控和可視？如何和生態中每個單位，譬如船司，航司，海關，港口，堆場，拖車等等保持良好協作和溝通？如何確保貨物安全順利準時抵達？如何和客戶流暢溝通？確保客戶滿意每一個流程？ 

所有這些，都因為一張王牌——全面的先進的貨運代理管理軟件，因為這樣的軟件，參與貨代活動的每一方都保持信息的同步和協同，操作可以自動化運行。 

貨運代理在供應鏈管理中的角色

貨運代理，也被稱為無船承運人，是托運人和承運人之間的中間人，確保貨物的運輸安全、經濟且符合國際法規。他們利用其龐大的運輸供應商網絡，包括航空貨運公司和卡車運輸公司，根據成本、速度和可靠性協商最佳價格和交付時間解決方案。

貨運代理面臨的挑戰

貨運代理在不斷變化的國際貿易規則、海關協議和安全標準的迷宮中穿行。任何失誤可能意味著運輸延誤、罰款，甚至貨物被扣押。同時，面對波動的運輸價格、燃料成本和匯率，他們必須保持靈活性。貿易高峰時段可能會導致運力限制，考驗貨代能夠保證持續的運送能力給客戶，全球貿易低谷的時候，考驗貨代能否在貨物貨運量不足的情況下，保持精益操作，持續盈利的能力。 

同時，貨代業需要保持供應鏈的可見性，并與利益相關者進行有效合作。否則，他們將面臨效率低下、成本增加和客戶滿意度下降的風險。 

好消息是，隨著貨運管理軟件等技術的進步，這些挑戰都可以解決了。利用好的貨代軟件工具，貨運代理可以保持領先地位，確保貨物的順利高效交付，同時讓客戶滿意。 

什么是貨運代理軟件？

貨運代理軟件，也稱為物流軟件，是一種集成解決方案，旨在簡化貨運代理的運營。這種現代貨代系統超越了單純的數據存儲庫，它們是全面的人工智能平臺，旨在實現貨運流程自動化，通過利用尖端技術提高效率。他們處理各種貨運模式和倉儲的管理，跟蹤貨物，方便海關手續，并處理文件。此外，他們還維護供應商和客戶關系，生成報價，管理賬單，甚至執行財務會計對賬任務。 

如今，這些系統大多基于云，可以通過互聯網連接從任何位置訪問，操作更加靈活，無論您是在辦公室、家里還是出差。它們通過電子數據交換（EDI）和應用程序編程接口（API）與其他第三方軟件進行交互，為您的貨運代理業務提供完整的可見性，并簡化物流管理。

 貨運代理管理軟件類型

貨運代理面臨的挑戰多種多樣，同時就會有各種類型的貨運代理管理軟件用于應對這些挑戰。有時真的該為這些工程師的智慧驚嘆！

 ? 運輸管理系統（TMS）：TMS解決方案專門用于簡化貨物運輸的規劃、執行和優化的整個過程。使用TMS，您可以毫不費力地處理從路線規劃、承運人選擇到運費審計和付款等各種任務。 

? 倉庫管理系統（WMS）：這些系統專注于倉庫內的操作，幫助管理庫存水平、揀貨和包裝服務以及貨物存儲。一個好的倉庫管理系統可以顯著提高您的倉儲效率。 

? 供應鏈管理軟件（SCMS）：SCMS是一個集成系統，旨在管理和優化供應鏈的各個方面。它涵蓋了從采購和制造到分銷和最終交付的所有內容，提供了整個供應鏈流程的全面概述。 

? 客戶關系管理系統（CRM）：雖然CRM不僅僅是一種物流工具，但它在管理客戶互動和改善貨運代理客戶服務方面發揮著至關重要的作用。它們允許公司跟蹤和管理客戶信息、互動、偏好和反饋。 

? 貨代系統軟件（FMS），國內也有一批專門針對貨代操作開發的貨代軟件，但基本會和TMS以及WMS打通協同使用。

 貨運代理管理軟件的主要功能

理想的貨運軟件應該是您的一站式解決方案，輕松處理每一項操作。管理文檔、溝通、與客戶和供應商建立關系、維護工作、生成報告、財務事務等等，都在一個屋檐下。一般應該包括以下功能：

 ? 集中式儀表板：一個用戶友好的界面，全面概述所有正在進行的操作，使用戶能夠監控發貨狀態、跟蹤庫存、管理財務和訪問重要文檔。

 ? 發貨管理：方便發貨的規劃、執行和跟蹤，實時更新、路線優化以及管理多式聯運的能力，包括空運、海運、鐵路和公路。

 ? 文件和合規：簡化提單、商業發票和裝箱單等關鍵運輸文件的創建和管理，確保符合國際貿易法規和海關要求。

 ? 庫存管理：提供對倉庫庫存水平和存儲位置的可見性，從而實現高效的庫存資產管理、庫存輪換和訂單履行。

 ? 財務管理：匯集所有財務操作，包括發票、付款和費用。提供精確的財務報告和分析，幫助預算跟蹤和成本控制工作。

 ? 客戶關系管理（CRM）：通過精心處理客戶信息、跟蹤過去的互動以及促進部門間的協作來促進客戶服務。

 ? 集成和API：確保與外部應用程序和服務的完美交互，例如ERP或TMS系統，以及各種運營商平臺，等等。

 貨運代理管理軟件的好處

那么，為什么要考慮實施貨運代理管理軟件呢？這不僅僅是為了跟上物流技術的發展趨勢，還因為該軟件可以為您的運營帶來實實在在的好處。

 ? 提高了效率和生產力：貨運代理管理軟件通過自動化和精簡流程，有效地減少了手動任務，從而徹底改變了您的運營。因為軟件，您的團隊生產力飆升，運營變得更加流暢和快速，從而提高了整體效率。

 ? 更高的可視性和控制力：軟件為您提供從采購到交付的供應鏈實時全景。這種提高的可見性能夠實現有效的監控和管理，為您提供無與倫比的物流流程控制。

 ? 卓越的客戶服務和滿意度：由于改進了跟蹤和可見性，您可以為客戶提供有關其貨物的精確、最新信息。不僅完善了您的客戶服務，還提高了整體客戶滿意度。

 ? 通過流程優化降低成本：軟件有助于簡化和優化流程，從而大幅降低運營成本。它還指出了需要改進的地方，為今后進一步節省成本鋪平了道路。

 ? 通過數據分析和報告方便決策：貨運代理管理軟件提供有價值的數據和見解，使您能夠做出明智的決策。通過識別趨勢、發現問題和提供全面的報告，它可以顯著影響您的戰略規劃。

 ? 保證數據安全性和法規遵從性：同樣重要的是，軟件在確保數據安全和法規遵從性方面發揮著至關重要的作用。通過安全的訪問控制、審計跟蹤和自動化的合規性檢查，軟件保護您的數據并使您的操作符合法規要求。

 選擇合適的貨運代理管理軟件

那么，如何來選擇特別適合您的貨代軟件呢？有以下供您參考：

 ? 遠程可訪問性：軟件應該提供在任何地方可以工作的能力。尋找一個基于云的解決方案，您可以在任何位置管理工作流，增強團隊合作。

 ? 整體集成：頂級貨運軟件應通過自動化和集成進出口、轉運、集裝箱整合、查詢、預訂和海關合規等流程來簡化運營。它還應該在移動應用程序上提供即時警報和通知。

 ? 財務管理：一個強大的發票管理和財務自動化工具集是必不可少的。您的運營和財務應該緊密相連，以防止收入泄露，并控制組織的現金流。

 ? 報告和文件：這些是貨運代理業務的命脈。您選擇的軟件應該提供存儲、管理和跟蹤報告的工具，以及直接從應用程序處理手動報關單、運輸單和電子郵件文檔。 

? 安全的數據管理：擁有一個既安全又易于訪問的數據和文檔數字存儲庫至關重要。這允許跨不同部門和地點進行完美集成，同時確保強大的數據安全性，可隨時隨地從任何設備和任何位置訪問。 

? 可擴展性：選擇一個能夠根據您的需求靈活擴展模塊的解決方案至關重要。您選擇的軟件應具有與業務增長計劃同步擴展的能力，包括分析、工作流和其他功能。 

? 實時跟蹤：您選擇的軟件應無縫整合供應鏈的各個方面，以提供實時更新。這有助于根據最新數據做出知情和及時的決策。

 ? 警報和通知：選擇一種在貨物物流生命周期內提供警報和通知的解決方案。您的客戶應該收到狀態更新、計劃報告以及基于事件的電子郵件和短信通知。

 ? 用戶友好性：直觀的界面是一個關鍵因素。它不僅可以幫助您的員工快速學習，還可以確保您的客戶獲得流暢的體驗。當然，技術服務提供商的全面培訓至關重要。

 ? 客戶服務：最后，良好的客戶服務至關重要。當出現技術問題時，軟件提供商應當立刻服務，幫助您解決問題。

 我們注意到有小型貨代物流公司依賴現成的SaaS解決方案，但是當公司規模擴大，多國運營，所處理貨物的性質和地理范圍等因素都會大大影響標準物流軟件的效果。這就是大中型貨代物流企業為什么更加愿意走定制路線——客戶完全同意！

 案例：香港鴻安集團就智能貨代系統和吉聯新軟合作

香港鴻安Honor Lane Shipping (“HLS”) 成立于 1997 年，總部位于香港，是全球領先的提供貨運代理服務的無船承運人，是亞美貿易航線上最大的無船承運人之一。目前集團已擁有38家分公司，員工人數超過1000人，鴻安船務每年承運世界進出口貨物超過40萬標箱，鴻安船務有著20年的國際貨運經驗，在專業拼箱及整箱無船承運行業內居領先地位。鴻安船務擁有在海運、空運、陸路運輸、倉庫物流、存儲管理和資訊咨詢等方面齊全的配套服務。

鴻安服務網點遍布全球，總公司在香港，分總西包括深圳、上海、重慶、大連、福州、南京、寧波、天津、青島、廈門、中山、廣州、武漢、臺灣、雅加達、泗水、印度、韓國、馬來西亞、泰國、胡志明、海防(越南)，柬埔寨、洛杉磯、三堡壟(印尼)、菲律賓、沈陽、胡志明、泰國(空運)、紐約、新加坡等。

吉聯新軟是國內領先的物流系統開發商，超過20年貨運物流系統開發經驗，有超過450名物流經驗豐富的研發工程師和售前顧問，為物流貨代行業開發最符合客戶需求的物流軟件系統，目前已經成功為70%以上國內最大的物流服務商和大型供應鏈企業，包括中遠海，中外運，招商局，中集集團，海豐集團，象嶼供應鏈，建發集團等等提供物流ERP系統，即為客戶量身定制一體化綜合物流軟件系統，吉聯新軟的口號是：迎接物流行業最復雜最重大的物流軟件系統挑戰；交付最綜合最全面的物流軟件方案。

隨著香港鴻安的業務發展及數字化升級轉型步伐的加快，香港鴻安與吉聯簽約合作，打造“鴻安智慧物流平臺“助力香港鴻安集團構建以客戶為中心的“數智”服務，打造全球端到端物流數字化、可視化、可計劃全程物流服務，實現全流程的訂單履約管理、智能優化及數據洞察、提升多國家之間的業務協同的數字化綜合物流管理平臺。 

曾志宏Lucas(微信: 1638881963)，北科大畢業，新加坡國立大學MBA，曾服務于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool供應鏈部門，物流供應鏈行業技術創新和數字化轉型寫手，致力于物流行業和國際供應鏈領域流程自動化，智能化和可視化，以及數字供應鏈，智慧物流等的推廣和傳播 。