對于小Q來講，這幾天過的忙碌且平常，一如既往的梳理著公司的重構系統需求，但天下并不太平，先有重慶幼兒園憤世女持刀砍人，再有司機乘客拉扯導致公交墜江，緊接著著名主持人李詠英年早逝、江湖俠客金庸老先生駕鶴西去。這個多事之秋，上到國家、下到百姓都彌漫著一氣蕭條，明天和意外，就像上帝的骰子，落下的那一刻才揭曉答案。

        “Q，你一定要好好注意身體，上班不要太操勞，我們不需要大富大貴，只要開開心心過好每一天就夠了，心有彼此，當下即永遠~”，婉柔是李詠的粉絲，看到去世的新聞后自然感傷，特地發來消息囑咐，暖意滿滿，感動滿滿。在這紛擾凡世里，每個人都在用生命拼搏，拿健康和時間賽跑，誰都不會相信自己會是下一個天堂來客，只有在噩耗降臨的那一刻，方知萬物皆空，唯生命可貴。

       縱有萬千感慨，生活還要繼續，小Q的當前階段在梳理采購系統需求。

01  采購的目標

       采購是供應鏈的核心流程，要設計采購系統，自然要搞清楚業務訴求。按照和采購部門同事的討論的結論，小Q將采購目標歸納為采購過程就是尋求在最短的時間內，用最低的成本購買到最必需的商品。

    （1）采購成本最低。如何在眾多的供應商提供的采購報價中汲取最大利益，保證采購的成本最低？ 已知商品利潤= 銷售價 - 成本價，若要提升利潤，提高銷售價固然可行，但同時會面臨著訂單量下滑的風險，所以以更低的成本采購，是更容易實現的。

    （2）供應商最可靠。除了一味追求采購成本外，還要對供應商進行管理評級，尋求最穩定可靠的供應商作為長期合作伙伴。供應商管理不要注重數量，而要注重服務質量。

    （3）采購品項最優。在資金有限的前提下，做到好鋼用到刀刃上，保證采購的商品都是最必須的，采購的數量是最符合業務現狀的，不能缺貨，更不能滯銷。

    （4）采購效率最高。從采購活動開始，到采購結束，流程一定要順暢，通過系統和人工結合的方式，保證采購過程的流暢性。

02  采購流程

    在采購部呆了一天，小Q拉著采購部的麻花（采購部同事）詳細的了解了采購員的日常工作：

    （1）采購詢價及比價：在開始采購前，先向各路供應商咨詢商品報價、返利等，收集各方信息綜合比較采購價格。

    （2）采購議價：篩選合適的供應商進行談判，以獲取最低的采購成本。

    （3）簽訂合同：談判成功后，和供應商簽訂采購合同，明確價格、付款方式、退換貨處理方式等

    （4）采購維價：若首次采購，或者當前采購價高于歷史采購價，則對系統中的最高采購價進行維護更新，并提交領導審批。

    （5）供應商及商品首營：若供應商/品種首次合作，需要收集供應商及商品的資料，按照GSP法規要求完成首營流程。

    （6）創建采購單：確定采購的供應商、采購商品、數量、采購價、采購庫房等信息，生成采購單并下發庫房。

    （7）庫房收貨：供應商到貨以后，由庫房進行收貨、驗收、上架操作，完成商品的采購入庫。

    （8）采購關單：入庫完成的采購單，或者長期懸掛未到貨的采購單，由采購員或系統關單，完結當前采購單。

    （9）退供應商：按照與供應商的協定，將未售賣商品定期退還供應商，確定退供批號、數量后，建單并下發庫房出庫作業。

    （10）供應商結算：財務同事根據供應商提供的發票，結合庫房提供的入庫單數據，比對無誤后，與供應商進行結算處理；以及將商品退供應商以后，與供應商進行結算。

    對照前段時間和業務部以及技術部共同確認過的系統整體流程方案，小Q對采購系統的整體系統流向已經了然于心。

（對全流程感興趣的朋友可參考前序篇章《電商新零售系統劃分及供應鏈系統流程詳解》）

▲采購入庫系統流程   

▲退供應商系統流程 

03  采購系統核心功能

    根據從各方收集的信息，小Q勾勒出采購系統的核心功能點：

▲采購系統核心功能

04  采購維價

    采購維價是指采購員在商品采購價格發生變動時，在采購系統中進行新價格的維護。采購員在遇到如下業務情況時，需進行維價：

    ①新購進商品；    

    ②供應商價格變動；

    ③價格維護錯誤后需修正；

    按照公司業務流程規定，采購員在采購價格不變或向下調整的一定范圍內可以自由修改采購價而無需維價，其它時候均需要進行維價審核。維價流程由采購員發起，采購經理審批后生效，特殊情況下需上升至采購總監審批后方可生效，例如：

    ①商品價格向上或向下波動幅度超過一定比例；

    ②特定供應商

    ③特定商品

    ④其它特殊情況

▲采購維價流程

05  采購單管理

    采購單管理主要涉及采購單的創建及審核、采購過程的監控、以及采購完成后的關單處理功能。

▲采購下單流程

   1.采購單創建

     根據長期規劃，小Q計劃將采購單創建分為兩種方式分步迭代：

        方式一、手動創建采購單：由采購員根據實際需要（例如常規采購、缺貨補貨）錄入采購信息生成采購單。此方式比較簡單靈活，適合于業務不穩定或新業務開展之初。

        方式二、自動補貨建議：基于歷史銷售數據進行計算，再結合業務實際情況，由系統計算自動計算出需要補貨的商品及數量等，由人工審核后生成采購單。此方式對數據建模要求較高，而且需要基于一定的數據量積累，適合于后續有一定的業務數據積累和業務相對穩定以后。

       以上兩種采購方式，均需要明確供應商、采購商品、采購數量、采購單價、目的庫房。一張采購單中可以包含多個商品，但只對應一個供應商和一個庫房。若某一批采購要求供應商鋪底貨，需要在采購單創建時標明并最終落入財務系統，以便財務結算的時候知曉。

   2.采購單審核

    同商品維價一樣，當采購的范疇超過采購經理審批權限時，采購單需升級至采購總監審批后方可生效，如：

    ①特殊商品，例如單價過高；

    ②特殊供應商，例如信用等級較低；

    ③品項、采購數量及采購金額過大，例如采購的數量超過商品的平均庫存周轉天數；

    ④其它特殊情況

    3.藥品采購限制

    由于藥品的特殊性，創建采購單時相比普通電商會更加嚴格，若不符合要求，則系統設計上需進行攔截：

    ①供應商資質不完善、首營未完成、證件到期（營業執照、組織機構代碼證、藥品生產/經營許可證、藥品GSP證書、委托人身份證等）或采購合同到期，不允許采購；

    ②供應商經營的商品資質不完善、首營未完成、證件到期（藥品注冊批件等）,不允許采購；

    ③購進藥品不符合本公司經營范圍，不允許采購；

    ④購進藥品不符合供應商的生產經營范圍，不允許采購；

    ⑤購進藥品被要求停售、鎖入，不允許采購；

    4.批次與批號

     在藥品和食品行業，SKU存在一個特殊屬性：批號，不同批號對應不同的有效期，若超過效期，對人體危害極大，不能再食用，故此類商品需要按批號進行管理；而在其它沒有批號的行業里，一般按照入庫批次進行管理。小Q深入研究了一下二者的聯系和區別：

     對于生產企業，生產的每一個批次的藥品或食品，一般會賦上一個批號，這就是批號的由來，這些行業里批次和批號基本吻合(當然也有例外）；

     而在零售和批發企業，由于會從不同的供應商采購進貨，或者從同一供應商分多次進貨，可能會采購到相同的批號，但由于入庫的時間不一樣，故會針對不同時間來貨的商品計入不同的到貨批次，一個批次中可能包含同一SKU的多個批號，一個批號也有可能分多個批次到貨。在這種業務形態中，批次和批號是毫不相干的兩個屬性，批次管理到貨頻次，屬于企業內部行為；批號管理商品的效期，由生產廠家決定，在商品出廠時賦予后不再變化。

    5.采購關單

    采購關單是對采購單進行完結處理的動作，代表此采購單后續不會再進行送貨。系統處理關單分兩種情況：

    （1）自動關單：當庫房收貨入庫總量和采購計劃數量一致時，系統自動觸發關單動作；

    （2）強制關單：針對長期未完結的采購單（例如3個月無進貨），由采購員或采購系統自動觸發關單操作。此種情況需與倉儲系統聯動，若庫房正在對此采購單進行入庫作業，則不允許關單。關單成功的采購單，庫房不再允許收貨。

▲強制關單

     6.采購可視化

        為了讓采購的同事能夠很清晰的知曉每一張采購單的執行和到貨情況，故小Q在系統中設計了采購單全程可視化功能：

▲采購可視化

    由于供應商的送貨頻次和庫房的收貨頻次差異，會存在一張采購單分多批次收貨的情況，故在系統設計時，需支持一張采購單經多張收貨單（庫房每收貨一個批次，會在倉儲系統中生成一張收貨單）多次回傳的情況。

06  供應商管理

        供應商的建檔和首營業務在基礎數據平臺中完成維護，基于完善的供應商基礎數據，在采購系統中對供應商進行管理，包括績效管理、送貨時效統計、商品關聯、合同管理等。

    1.供應商績效管理

        對供應商的績效進行管理，從多維度對供應商進行綜合評估和考核，有利于建立雙方更穩定的合作關系。績效考評步驟包括：

        step 1：梳理考評指標，建立考評體系。

        考評指標包括但不限于以下因素：

        ①供應商送貨時效及穩定性

        ②供應商供貨價格

        ③供應商服務水平和響應積極性

        ④品牌知名度和商譽

        ⑤供應品種的全面性

        ⑥全國業務網點分布狀況

        ⑦供應商企業規模和財務狀況

        ⑧供應商結算方式和賬期

        ⑨...

        step 2：確定每項指標的權重及評分

        針對以上梳理的各項考評指標，每項指標確認其考評權重，各項權重之和為1。然后針對每個供應商的每項指標進行打分，可以根據績效好壞設定1到10分。

       權重和評分可根據歷史數據分析得來，若無歷史數據可供參考，則由業務的同事根據經驗進行設定。

        step3：綜合考評，反復驗證。

        將指標得分和權重進行加權即可算出每個供應商的績效綜合得分，得分越高代表供應商績效越好： 然后將此計算結果進行排名后交由業務部門進行評估，若與實際有偏差，再返回第二步進行修正，直到符合預期。

         綜合得分=∑各項指標評分*權重

例：    設定如下4項考核指標及各項指標權重，針對A、B兩供應商進行績效考評：

▲供應商績效管理

    從綜合得分比較可知，供應商A比供應商B績效得分要高，更適合建立深度合作。

    2.供應商送貨時效管理

        供應商送貨時效的穩定性及時效長短會對采購工作產生極大的影響，不穩定的送貨時效會導致采購員對采購數量的誤判，從而對庫存成本和銷售產生影響。故而采購系統中需對每個供應商的送貨到各地庫房的時效進行監控。從采購可視化數據中摘取采購下單時間和供應商到貨時間，二者相減即可得到單次送貨時效。

       由于供應商可能會多次送貨，以及受天氣、路途等原因，在實際送貨過程中會存在超出平均送貨時長很多的情況，此部分數據應列為干擾數據，排除后再進行統計。另外，供應商備貨的品項和數量也會對送貨時效產生影響，統計時可建立一個多維度模型綜合評估。

    3.供應商商品關聯

        不符合供應商經營范圍的商品，是不允許進行采購的，故需對每個供應商綁定其下可采購的SKU，在采購建單時，只能采購已經綁定過的SKU，未綁定SKU無權采購。

    4.供應商合同管理

        在線合同管理可以通過系統手段對已過期或即將過期的合同及時提醒。合同管理分兩種方式：

    方式一：粗放式合同管理。僅在系統中記錄每個合同的編號、效期等信息，合同細則通過線下簽署后掃描附件的方式上傳；

    方式二：電子合同管理。將合同細則形成系統模板，此模板可為本公司固定合同模板，也可為供應商訂制模板。簽訂合同時，雙方通過在線填寫關鍵信息并在系統中進行簽名生效。電子合同可下載并打印為紙質合同進行存根。

▲采購合同示例（圖片來自百度）

07  退供應商管理

    1.退供單創建

     在庫的商品，經常會由于 包裝破損/供應商召回/近效期/質量問題/不動銷商品協議退供 等原因，需要退回給供應商。此業務由采購員在采購系統中發起申請，待領導審批通過后下發庫房進行揀貨發出：

▲退供應商下單流程

    退供單核心要素：供應商、采購庫房、退供SKU、退供含稅價、退供質量狀態（合格/不合格）、退供數量。

    設計退供功能時，根據業務特色，為防止出現異常，小Q特地增加了如下設計要點：

    （1）退供價格默認取當前批號最近一次采購入庫的單價，若與實際不一致，可由采購員在建單時進行調整；

    （2）退供單的商品及批號必須與此供應商原始采購入庫單的商品和批號對應，且退供總數量不能大于采購總數量；

    （3）退供單默認一級審批，若與特殊情況，需上升至采購總監審批后方可下發庫房，比如退供價格異常、特定供應商和特定商品等；

    （4）退供單允許缺量出貨，即退供的實際數量小于計劃數量的情況，故庫房發貨以后需要把實際發貨數量回傳采購系統；

    （5）在退供過程中，為防止商品超賣，審核通過的退供單，需通知中央庫存將指定庫房的商品庫存鎖定，待實際出庫以后，再按照實際發貨數量回告中央庫存扣減實際庫存。

   2.退供單可視化

    為更好的監控退供單運行狀態，和采購可視化功能一樣，小Q同樣為每一張退供單設計了可視化系統功能，通過此功能可以查看每張退供單的運行情況，以便及時發現異常：

▲退供單可視化

08  采購建議

        為了更好的達成公司精益供應鏈的目標，采購系統中智能推薦功能必不可少，例如如何預測銷量并給予采購建議、如何最優的設置安全庫存、如何在資金有限的前提下采購到最必需商品、如何挑選新品等課題，在這方面飛哥是專家，經過飛哥的培訓分享后，小Q也學到了不少，并計劃放置項目二期聯合數據智能部一起通過系統建模，通過大數據大幅提升采購部工作效率，此路漫漫，然可期也。

（此部分內容屬于供應鏈中比較復雜和深入的策略，計劃放置后續文章中重點探討，此篇中不做展開）

    忙碌的一天結束了，小Q決定早點下班回家陪婉柔說說話，以平復一下女友脆弱的情感弦，細想一下，近期太忙，兩人已經很久沒有推心交流了，貌似都在為夢想而忙碌，實則在與夢想背道而馳，越來越遠。未來很美好，卻很遙遠，殊不知當下父母安康，家庭和睦就是最美好的盛世年華。珍惜當下，積極向上，與夢同行，不驕不躁，就是最佳生活狀態。

    健康活著，就是最好的財富，再無他求；

    安穩現世，就是最大的夢想，死生可鑒......