如果你在一家小公司做采購，其實你并不需要流程，因為死板的流程會扼殺小公司的靈活性。但是當公司發展得越來越大，流程就顯得尤為重要，因為采購管理者需要通過流程控制達到業務合規和效率提升的目的。

作為采購管理者，首先要學習如何搭建合規的采購流程。

常規的采購流程涉及到預算、請購、詢價、比價、訂單或合同、驗收、入庫、發票和付款等九個步驟。

最基本的合規控制原則是“四分開原則”，即申請采購、下發訂單、驗收入庫和付款需要四個不同的人來執行，避免個人權力過大、弄虛作假。

下面我們按照從預算到付款的次序，對九個步驟的合規管理進行講解。

1、預算

預算是財務部門制作資金計劃的依據，是銷售部門制報價單的依據。

采購的使命是把采購價格控制在預算以內。

公司預算的來源有三種：

（1）采購申報

優點是快速而準確；缺點是采購降本的動力不足。

（2）使用部門申報

優點是不讓采購既做預算又控制實際價格；缺點是預算天上一腳地上一腳，非常不準確。

（3）將上年采購價格削減作為本年的預算

優點是給采購壓力，快速降本；缺點是公司缺乏增值理念，過度依賴低成本競爭，導致采購人員大量流失。

2、請購

請購是采購對使用部門輸入的控制點。

請購環節對應計劃內預算內請購、計劃內預算外請購和計劃外請購三種情況。

從內控的角度來看，既在計劃內又在預算內的請購是最符合管理要求的，這時要考慮簡化審批流程。對于在計劃內但是超預算的請購，需要使用部門和采購部門一起分析超預算的原因，形成報告給到上級領導審批，并通知財務修改預算。對于計劃之外的請購，需要使用部門向主管領導解釋原因，并重新申請預算，經過審批后執行。

3、詢價

詢價環節是違規的重災區。

如果一家公司沒有非常完善的詢價工具和監控機制，會有三種典型的違規情況發生：

（1）采購一人控制整個詢價環節，將目標價格泄露給某個供應商，失去公平性；

（2）公司內部人員在詢價期間打聽各供應商報價情況，之后給某個供應商報信；

（3）供應商相互竄標，哄抬價格。

最好的控制辦法是把詢價的主導權全部交給采購，并要求公司其他人員不得參與招標。這樣一方面采購被給與充分的信任；另一方面如果出了問題，責任都是采購的，便于追究。

4、比價

比價是內控的重點。

在完成詢價之后，采購要填寫比價表，體現中標價格低于預算的比例。

對于審批者，要知道比價表的兩個要點：

（1）中標價格低于或高于預算的比例和原因。一般在10%以內還算合理，如果過低或者過高，要考慮預算的是否有誤或者采購價格是否不合理。

（2）訂單金額越大，參與比價的供應商數量應越多。例如，規定50000元以上的訂單要有至少三家供應商比價；10000元到50000元的訂單要有至少兩家。

5、訂單或合同

訂單或合同是采購活動的法律控制點。

對于簽署長期供貨協議的供應商，采購只需要下發訂單即可；

對于沒有簽過合同的采購任務，采購首先需要跟供應商擬定合同，簽字蓋章生效后再執行。

這會涉及三個控制點：

（1）合同和訂單的模板。

對于有法務的公司，采購要找律師提供所有的合同和訂單的模板。對于沒有法務的公司，采購只能參考其他公司的合同文本作為模板。

（2）分級審批

訂單的金額越大，一旦供應商違約，公司承擔的風險和損失也就越大，這就需要對不同級別的員工按照不同金額設置審批權。達到風險與效率兼顧的目的。筆者提供一個經驗值給讀者參考。

采購員：單筆訂單2000元以內，年度總金額20萬以內，簽字生效；

采購主管：單筆訂單2000-5000元以內，年度總金額50萬以內，簽字生效；

采購經理：單筆訂單5000-20000元以內，年度總金額200萬以內，簽字生效；

采購總監：單筆訂單20000-50000元以內，年度總金額500萬以內，簽字生效；

總經理：單筆訂單50000元以上，簽字生效。

（3）有的公司會要求財務總監和運營總監參與審批金額較大的訂單。

6、驗收

驗收是供應商完成訂單的依據。

對于直材，驗收是指來料檢驗；對于設備，驗收是指功能和節拍檢測；對于土建，驗收是指外觀和耐久性檢查。

驗收的控制點有兩個：

（1）專職負責驗收或者多部門聯合驗收。

對于直材，質量工程師是專職負責來料檢驗的，一般不會有合規問題；對于間材，往往來料沒有人檢查，導致使用部門獲得評價權，容易指定供應商。這就需要采購深入到使用現場驗證使用部門的反饋是否屬實來控制合規性；對于設備，采購可以要求工藝部和生產部聯合驗收，雙方都簽字才能生效；對于土建，采購可以要求土建工程師、生產部和物流部一起驗收簽字，確保合規。

（2）驗收時間要跟合同規定相符。

有些使用部門并不知道供應商對驗收時間的要求，如到貨后一個月內甲方需完成驗收，否則默認為驗收合格。這就需要在到貨后，采購提醒使用部門盡快驗收，如遇問題盡快反饋，否則一旦時間錯過，公司有遭受損失的風險。

7、入庫

入庫是采購與倉庫的工作交接點。

直材和間材都需要入庫，這個環節不需要采購親自到場。

很多公司是由一名庫管員同時完成系統和實物的入庫操作，這就產生了很大的違規的風險，即“走空”。“走空”在很多公司都發生過。由于消耗品沒有驗收環節，供應商可以送來一批手套后又將其取走。庫管員在系統中錄入手套，第二天使用部門的領料員在系統中做手套領取，使得財務沒有辦法驗證，產生了違規操作。

針對這種問題，有合規管理辦法：

（1）    實物入庫和系統入庫的操作分別由入庫員和倉庫主管負責。倉庫必須每天做來料盤點，確保賬物相符。

（2）    廢物留存，財務檢查。例如，領料部門操作領取300雙手套，之后說用完廢棄掉。財務要求領料部門必須保留這廢棄的300雙手套，經過財務檢查后才能用舊手套領取新手套。

一進一出，兩頭控制，杜絕“走空”。

8、發票

采購要確保發票準確無誤。

在一些國際化大公司，供應商的發票直接送到財務，而不是由采購收到發票后請款。這樣做可以避免采購又控制價格又控制付款，因權利過大產生違規問題。但是一般的公司財務沒有能力跟供應商對賬，這就需要采購來收發票做請款。既然采購來做，就需要有三個控制點：

（1）發票內容要準確

如果等到付款日才發現發票有問題，供應商只能到稅務局作廢再重新開具發票，耽誤賬期。

（2）發票提交要及時

有的采購忙起來后會忘記請款，導致發票過了6個月的有效期，供應商必然投訴。

（3）避免個別采購權力過大

按時付款率作為衡量采購業績的重要指標一定要落實到位。這關系到企業的信譽。

9、付款

付款是一個采購業務的終點。

付款的操作和審批在財務和總經理。但采購需要參與三件事情：

（1）采購需要知道是否會按時付款，以避免供應商因為付款出問題而漲價或者停止供應。當公司的現金流不足時，采購需要協助財務與供應商協商延遲付款。

（2）年底或年初，采購需要支持財務與供應商的對賬工作。

（3）在價格變化和稅率變化時，采購需要通知財務新價格的開始時間以及從哪個訂單開始。

最后，跟搭建合規的采購流程相關的知識還包括各種單據的模板設計，單據編號規則，物料編碼規則，訂單與合同的保管等。這部分知識比較繁瑣，讀者可以在百度文庫里找到。

文章摘自全新教材《采購實戰家》