2022年，“分公司數字化標準化”被列為圓通的“一號工程”，總部通過自主研發的財務、人資、客服等數字化系統，以及各項業務的標準化管理規范，多維度、全方位為分公司賦能，真正實現“全網一體、降本增效”，打造“非直營的直營體系”，全面提升市場客戶體驗。

“圓通之家”開設“分公司數字化標準化”專欄，聚焦“一號工程”典型案例，推廣經驗做法，為賦能網絡助力。

要在西北地區經營好一家快遞公司，并非易事，在地域遼闊、人口密度低的情況下，除了日常的經營工作要完成，還要在業務量上狠下一番功夫，不斷開源節流，公司盈利能力才能不斷攀升。這對于一家新成立的公司來說，就更難了。

去年6月，圓通寧夏銀川汽車城分公司成立。作為一個“新手”老板，孟欽花很清楚，她要搞定的“頭等大事”就是公司的資金運作。只有資金理清了、順暢了，才能有精力、底氣不斷開拓市場。

做好快遞公司的賬本并不是一件容易的事，如何輕裝上陣、化繁為簡，正在孟欽花躊躇的時候，圓通總部向全網分公司推行的“財務系統”讓她找到了方向。

“要經營好一家公司，說實話壓力很大，腦袋再‘大’也裝不下所有賬本，這個系統幫了我大忙。”孟欽花坦言，總部的這套財務系統給她這個新手老板更多精力去開拓市場和客戶。

“人工反復算都算不清楚，它最終成為了我們的老師”

今年4月，孟欽花和公司財務開始學習使用圓通財務系統，經過短暫的適應期，她們很快發現了數字化的諸多便利，效率提升、精準找到問題所在。

拿大客戶賬單舉例，面對不少月發件量10萬+的客戶，賬單統計的工作量，對公司兩三個財務姑娘而言仍是巨大的工程。這樣的賬單需要清楚羅列出客戶發出的每票快遞的明細，除了會計算，心細不出錯也是最基本的要求。

“每個月我們3個財務人員都要算好幾次，才能把客戶的賬單算清楚，有時候不是復制錯項目了，就是錄入了錯誤的數據。”孟欽花說，一旦最后數字對不上，她和財務就只能硬著頭皮再算一次，有時候重算好幾次賬，都找不到問題出在哪兒。

好幾次最后算出來，都還是以“虧錢”告終。

“如今，我們在財務系統中設置好客戶的各項參數后，每月每個客戶的所有詳單都可以一鍵生成。”孟欽花說，通過財務系統，她們發現，之前賬單常常算不準，有時是因為業務員錯計、漏計件，有時則是業務員漏稱重造成的，對此分公司也已經對財務人員加強了業務培訓。

在這個系統里，毛利報表、應收賬款監控、資金流水表、月度經營分析表是孟欽花愛不釋手的寶藏功能，用她的話，“有了這些，公司哪里虧錢了？哪里還能省錢？隨時知曉。”

在月度經營分析表中，可以橫向對比三個月的各項經營數據，包括業務量、業務員派件成本、場地費用、人工開支等等，涉及公司經營的項目可謂事無巨細。

在這些分析表的指引下，孟欽花公司的財務人員從最高3人精簡到現在的1人兼職即可，業務員的派件成本也在不斷優化之中，可以預見這家“新手公司”正逐步開源節流、提升效能，實現穩步發展。

“出賬又快又準，增強客戶粘性”

對于一家新成立的公司而言，客戶的聲音尤其重要。因為是新成立的分公司，所以做出來的賬更要經得住客戶推敲，這樣才能在客戶那里留下好印象。可是在剛開始經營時，孟欽花因賬沒算清楚，曾幾次遭到客戶質疑，以至于回款結賬的效率都大打折扣。

“使用財務系統之后，這個問題不存在了，還有好幾個客戶夸獎圓通財務系統生成的賬單‘精準老辣’。”孟欽花打趣說，曾經一位每月都要結款30多萬元的客戶，安排自己的財務人員復核過好幾次賬單，都沒有挑出差錯，最終心服口服，并表示以后賬單都要以圓通財務系統出具的為準。

精準算賬的財務系統成為了孟欽花做好客戶服務時的又一大利器，越來越快的回款時間就是最好的體現。

圓通財務系統對新成立的分公司很友好，孟欽花說，姜還是老的辣，有了財務系統這塊老姜的加持，降低了分公司經營的門檻，去堵住每一個可能虧錢的漏洞，還能讓經營者有更多精力去尋找賺錢的風口，非常值得擁有。