在日常工作過程中，你是不是會經常遇到類似的聊天溝通：

看了以上的圖片，大家或多或少對于圖片①和②的現象都會遇到過，而且很多時候自己心里明明很上火，但是還得時刻控制。

當然我不否認，不懂物流的人也許不知道要提供什么信息，但是既然要跟物流方對接聯系發貨的人，完全應該有義務要知道自己要告訴對方哪些信息。

圖片③的溝通方式是不是會讓你覺得對方也是很專業的，心里感覺到舒服，溝通起來也比較順暢。

圖片④的問題估計更常見些，“是你沒說  但是你也沒問啊  我還以為就是那樣呢”的口水之戰應該不算少數。

在當下智能化普及大數據引領的大環境下，溝通工具不再是瓶頸，但是總感覺在日常溝通中的方法與技巧依舊欠缺，因為溝通不足產生的誤會、質量事故、運輸事故、索賠投訴也經常發生，在浮躁的心態下，大家似乎對于最簡單的溝通也變得漫不經心。

也許大家都很忙碌，但是無效的忙碌等于忙上加忙。

一問一答式的溝通方式僅限于兒童時代。

簡單粗暴的交流或許更像是警察與嫌疑人的對話。

你是不是在電話溝通時總是同樣的一件事情要打好幾個電話，一會兒問裝貨時間，一會兒溝通發貨聯系方式。

你是不是會經常出現曾經跟客戶的溝通只是口頭描述，而無紙質記錄，回頭就遺忘的狀況，也有即使做了記錄后來也找不到了的尷尬情況。

你是不是經常會只靠大腦記憶、口頭交流，到后來出現雙方對曾經溝通過的事情出現了最終意見不一致的局面發生。

我們每個公司內部都會經常開會，會議記錄是否有專人在做，做了之后是否有跟與會人員一起再次書面紙質說明信息共享呢？是不是很多時候開會的時候大家都還記得，當屁股挪開了會議室就馬上忘了49%了。

你是不是會遇到雖然是既有的已經固定如期的某項工作也會出現不定期的尷尬。

不可否認，有很多時候是存在各種客觀所致，比如：忘了，但是讓這種客觀原因不出現或者少出現，就是要看我們每個人的實際溝通能力了。

也誠然，任何事情不能面面俱到，也不可能對所有的溝通都進行紙質化，但必須要對溝通環節、業務關鍵點進行書面紙質的雙向溝通確認，方能確保沒有遺漏。

即使公司業務溝通時的郵件，也要注意格式，下面就是日常的兩個正反例子。

圖片①就是發送郵件而已，連稱呼內容落款啥都沒有，最起碼有一句話也行。

最起碼跟下圖③這個模式類似也行。

正確的格式最起碼包括：有稱呼，有主題內容，有落款。

關于溝通、交流、工作的理論模式，現在流行的有兩種，先讓我們簡單回顧一下：

①  5W傳播模式：

誰(Who)→說什么(SaysWhat)→通過什么渠道(In Which Channel)→對誰(To whom)→取得什么效果(Withwhat effects)

傳播者→訊息→媒介→受傳者→反饋。

②  5W2H分析法：

（1）WHAT——是什么？目的是什么？做什么工作？

（2）WHY——為什么要做？可不可以不做？有沒有替代方案？

（3）WHO——誰？由誰來做？

（4）WHEN——何時？什么時間做？什么時機最適宜？

（5）WHERE——何處？在哪里做？

（6）HOW ——怎么做？如何提高效率？如何實施？方法是什么？

（7）HOW MUCH——多少？做到什么程度？數量如何？質量水平如何？費用產出如何？

理論上的5W2H分析法不要僅僅限于理論上，真正的理解并在實際中如何正確有效的應用才是硬道理。

不要一看就懂，一問就毫無章法。

別一張口把你的外行表現得淋漓盡致。

要讓對方看到你在行業內的專業，專業并不是專家，無需鼓吹高大上的理論，只需要把你負責那個崗位職責搞清楚摸熟悉就ok。

如果你是公司管理者，某天單獨去見了某個客戶溝通了相關業務內容后，記得要與你公司管理層信息共享一下。這是你的職責，也是你跟公司，跟同事提高工作效率，信息有效傳遞的一種很好方式，同時也是作為管理者思路清晰，通觀全局的體現。

如果你在倉庫做，你就要熟悉倉庫里面的一切，如果你在辦公室內勤做，你就要懂得最基本的溝通方式和溝通要點。如果你是搞車隊管理的，那最起碼車輛要求、提貨要求、司機素質你一定要熟悉才是。

我們在跟對方電話溝通業務時，是不是要成一種不要拿起電話直接打的習慣呢，養成一種先考慮數秒，對要溝通的問題和要點進行簡單梳理，最好寫在本子上，然后再通電話逐一落實。

你跟朋友約時間吃飯的時候：最起碼得什么時間，什么地點，如果合適的話，問問有哪些人員參加應該也是可以的。

你跟客戶約見面溝通業務的時候，要告知明確的時間地點和溝通主題，同時也要考慮到雙方距離的問題，是去他的辦公室還是來到你的辦公室，亦或者去找個中間場所，于他于己都能考慮到。

你跟對方溝通發貨時，要告訴對方你的貨物是什么，什么包裝形式，多少重量，多大體積，什么時間發，什么地點提貨，提貨聯系方式，發貨聯系方式，運費方式等等信息，而且盡可能的一次性告訴對方，避免多次詢問與告知。

你跟對方商談物流倉配業務時，一定要提前了解到對方要存什么貨，需要什么樣的溫度帶，貨物形態，每箱尺寸，是否怕壓易碎，發貨頻次，訂單時間，店鋪接貨方式，單據交接方式，各個環節聯系人聯系方式。

你安排司機提貨時一定要明確裝貨地點，聯系方式，提貨明細，溫度要求，以及貨物注意事項。必要的話提前把提貨信息做成表格形式，轉給司機，既清晰又縮短了溝通時間。

再有提醒大家一點：不要認為常識性的東西就不要強調，我們在常識性的問題上犯下的錯誤不少。

總之，傳遞信息思路要清晰，表達要邏輯，言簡意賅，簡明扼要，步驟化，流程化。

只有建立有效的溝通機制，運用正確的溝通方式，才能提高效率，同時也是降低物流成本的一條隱形途徑。

除了高大上的理論之外，筆者覺得，有下面幾個日常注意事項跟大家分享一下：

①  盡最大努力不要使用微信、QQ等非正規渠道溝通，即使有，回頭也要把零碎的溝通內容整理成提綱。

②  能書面的一定要書面紙質化，能用郵件的就用郵件溝通，做好備份，便于查證。

③  不管什么時候，給別人描述問題時或者書面說明時用（1）（2）（3）等等這樣的分隔符描述，會讓對方看得既舒心又清晰，千萬別長篇大論，更有甚者連個標點符號也不加。

④  非正常場合面談溝通時，后續補上書面紙質化文件。

⑤  跟客戶溝通時，隨時帶著個紙質筆記本，養成記錄的好習慣。

⑥  盡最大努力不要把智能手機作為記錄工具，否則對方誤認為你是在玩手機。

⑦  多色筆的應用在我們體現工作輕重緩急上有著不錯的功效。

⑧  凡事比預定提前10分鐘，是個好習慣。

⑨  你給客戶打電話的時候注意時間掌控，盡可能的掌握在上午9:30-11;30，下午1:30-4:30這個時間段，必要時可以提前發個信息問一句：您現在方便通電話嗎？盡最大努力避開上下班途中的時間、就餐時間以及休息時間。

⑩  即使很多常識性的事項，也要跟對方描述清楚，比如物流發票的稅點問題，到底是含還是不含。