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倉(cāng)儲(chǔ)管理筆記(二):庫(kù)存差錯(cuò)、毀損賠償、自用管理、組織架構(gòu)......

[羅戈導(dǎo)讀]國(guó)內(nèi)有龐大的倉(cāng)儲(chǔ)物流從業(yè)人員隊(duì)伍(根據(jù)中國(guó)物流與采購(gòu)聯(lián)合會(huì)的調(diào)查,2016年底我國(guó)物流從業(yè)人員5012萬(wàn),是人員增速最快的行業(yè))

很多人只是想深入了解倉(cāng)庫(kù)從無(wú)序到有序,從源頭開(kāi)始應(yīng)該如何管理、如何優(yōu)化,需要解決什么問(wèn)題,各個(gè)環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)是什么。不需要多么全面,理論多么高深,只求實(shí)用,最好是拿過(guò)來(lái)就能用,并且馬上見(jiàn)效。

沒(méi)找到這樣的書(shū),所以,我準(zhǔn)備自己寫(xiě)一本。此篇為倉(cāng)儲(chǔ)管理筆記的第二篇,附倉(cāng)儲(chǔ)管理筆記第一篇:倉(cāng)儲(chǔ)管理筆記:卸車(chē)、訂貨規(guī)范、安全制度......

庫(kù)存差錯(cuò)

倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行分區(qū)管理后,庫(kù)存差錯(cuò)率得到了一定程度的控制,但是每月的盈虧值還是比較大,動(dòng)不動(dòng)就幾萬(wàn)塊。一個(gè)庫(kù)存幾千萬(wàn)的倉(cāng)庫(kù),這么大的差錯(cuò)率實(shí)在是說(shuō)不過(guò)去。與其等別人來(lái)投訴,倒不如自己動(dòng)手先把它做好。王二冥思苦想,尋找對(duì)策。

總體上說(shuō),庫(kù)存差錯(cuò)的控制主要有三個(gè)方面:一是嚴(yán)把入口,保證入庫(kù)準(zhǔn)確。二是控制出口,保證倉(cāng)庫(kù)發(fā)出的貨是準(zhǔn)確無(wú)誤的,同時(shí)堵塞其他非正常發(fā)貨途徑。三是倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部要通過(guò)加強(qiáng)人員管理,用制度保證貨物不滅失,賬實(shí)相符。

根據(jù)這個(gè)思路,王二制作了描述倉(cāng)庫(kù)差錯(cuò)的魚(yú)骨圖。

倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存差錯(cuò)魚(yú)骨圖

魚(yú)骨圖是日本石川馨先生發(fā)明的,用于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題“根本原因”的一種方法,也稱(chēng)為因果圖。特點(diǎn)是簡(jiǎn)捷實(shí)用,深入直觀。王二從四個(gè)角度,分析了出現(xiàn)庫(kù)存差異的原因,提出如下對(duì)策:

一、嚴(yán)把入口

因?yàn)閭}(cāng)庫(kù)每天都會(huì)收到門(mén)店發(fā)回的積壓退貨或理賠品,清點(diǎn)由倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé),但入庫(kù)由其他部門(mén)在ERP里操作。經(jīng)常出現(xiàn)商品入庫(kù)了,收到的退貨還沒(méi)有上架的情況,這樣庫(kù)存就會(huì)出現(xiàn)差異。所以,王二要求各庫(kù)管崗位對(duì)于收到的積壓退貨,承諾清點(diǎn)時(shí)間,規(guī)定1-5件(箱)5個(gè)工作日內(nèi)必須處理、上架完畢;6件以上10個(gè)工作日內(nèi)處理完畢。

另外,對(duì)于新品到貨,王二要求商品清點(diǎn)入庫(kù)后,必須根據(jù)實(shí)際點(diǎn)貨清單(即供應(yīng)商發(fā)貨清單,已經(jīng)對(duì)照實(shí)物進(jìn)行了確認(rèn)),與ERP中打印出的入庫(kù)單進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)入庫(kù)商品型號(hào)、數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。

二、控制出口

一是要求裝箱崗位,在裝箱復(fù)核時(shí)務(wù)必仔細(xì),認(rèn)真審核,若因粗心導(dǎo)致貨錯(cuò)發(fā)到門(mén)店,會(huì)按次數(shù)扣減考核工資。

二是規(guī)定倉(cāng)庫(kù)全體員工嚴(yán)禁無(wú)單發(fā)貨。平時(shí)有些門(mén)店因?yàn)橛嗀浲恚偣咎幚碛唵蔚娜藛T下班了,或斷電、斷網(wǎng)等特殊情況,訂單無(wú)法提交,而客戶要的又急,會(huì)走后門(mén)聯(lián)系倉(cāng)庫(kù)先發(fā)貨、后補(bǔ)訂單。時(shí)間長(zhǎng)了,往往出現(xiàn)忘記補(bǔ)單的情況。王二也沒(méi)有完全禁止無(wú)單發(fā)貨,畢竟還有異常嘛。規(guī)定:若無(wú)單發(fā)貨,必須由倉(cāng)儲(chǔ)主管打借條個(gè)人擔(dān)保。

三是倉(cāng)庫(kù)有時(shí)會(huì)出現(xiàn)庫(kù)存記錄里有,客戶也已經(jīng)下訂單,但貨找不到的情況。因?yàn)樨洶l(fā)不出去,只好給門(mén)店退,稱(chēng)為自主退貨。自主退貨一出現(xiàn),預(yù)示著庫(kù)存數(shù)據(jù)肯定是不準(zhǔn)確的。對(duì)這種情況,專(zhuān)門(mén)由訂單處理人員記錄,自主退貨次數(shù)也計(jì)入庫(kù)管員考核。

四是偶爾會(huì)出現(xiàn)貨物已經(jīng)發(fā)出,在ERP中忘記出庫(kù)的現(xiàn)象,一般屬于訂單處理員責(zé)任。規(guī)定當(dāng)日處理完的訂單,必須當(dāng)日在ERP中出庫(kù),否則處罰訂單處理人員。

三、存貨管理

一是重申除該區(qū)域庫(kù)管員外,其他人一律不允許到該區(qū)域揀貨,明確責(zé)任。

二是明確了商品盤(pán)點(diǎn)要求。由各個(gè)區(qū)域自行制定盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃,確保所有商品每月至少盤(pán)點(diǎn)一輪(即滾動(dòng)盤(pán)點(diǎn)),由分管庫(kù)存控制的倉(cāng)儲(chǔ)主管跟蹤進(jìn)度、抽查結(jié)果。

四、規(guī)章制度

一是規(guī)定各區(qū)域發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異,要在24小時(shí)內(nèi)把盈虧處理完畢,允許事后再去查找原因,但必須保證時(shí)刻庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

二是對(duì)于明知庫(kù)存有誤,但隱瞞不報(bào)的員工,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。

經(jīng)過(guò)各方面的不懈努力,倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存差錯(cuò)居高不下的問(wèn)題,終于出現(xiàn)了好轉(zhuǎn),從原來(lái)的一個(gè)月盈虧總額兩萬(wàn)元左在,下降到了兩千元以內(nèi)。

毀損賠償

倉(cāng)庫(kù)的工作相對(duì)比較單調(diào),員工作業(yè)過(guò)程中有時(shí)候會(huì)因急燥失去耐心,或粗心大意造成貨物損壞。例如,蓄電池從移動(dòng)的叉車(chē)上掉下來(lái);叉車(chē)轉(zhuǎn)彎時(shí)碾壓到別的貨箱;因?yàn)楣?jié)省空間把油品堆的太高,下層壓壞等等,不一而足。這些商品因?yàn)闆](méi)有辦法銷(xiāo)售,只能報(bào)廢。

最近,采購(gòu)部門(mén)認(rèn)為倉(cāng)庫(kù)貨損率比較高,責(zé)令盡快解決。關(guān)于這個(gè)問(wèn)題,倉(cāng)庫(kù)原來(lái)沒(méi)有相關(guān)的規(guī)定,王二也心太軟,認(rèn)為只要是員工沒(méi)有故意損壞商品,就聽(tīng)之任之了。但既然有投訴,那就得解決。

經(jīng)過(guò)分析,王二把商品毀損分為到貨毀損、在庫(kù)毀損、發(fā)貨毀損3種情況,并分別制定了相應(yīng)的管理制度。

三種毀損

一、到貨毀損。商品到貨時(shí)收貨人發(fā)現(xiàn)商品損壞,按照收貨流程在簽收時(shí)注明,并根據(jù)采購(gòu)價(jià)格及時(shí)向貨運(yùn)公司提出索賠。若因工作失誤已收取破損商品的,收貨人自行向貨運(yùn)公司爭(zhēng)取賠償;不能賠付時(shí),收貨人處以50-200元的罰款。

二、在庫(kù)毀損。在庫(kù)商品保管不善(如堆放超高翻倒、搬運(yùn)跌落、叉車(chē)碾壓等),而非因不可抗力、自然因素或貨物(包裝)本身性質(zhì)發(fā)生的人為非故意貨物損壞、污染的,按損壞商品價(jià)值進(jìn)行賠償,規(guī)則如下:

1、損壞商品成本價(jià)600元以下(含)時(shí),責(zé)任人按金額的50%進(jìn)行賠償,并予通報(bào)批評(píng);高于600元時(shí),報(bào)請(qǐng)公司總裁確定賠償金額,并予通報(bào)批評(píng)。

2、若商品毀損為工作人員故意行為,一經(jīng)查實(shí),處以商品成本價(jià)2倍罰款,并記過(guò)1次;情節(jié)嚴(yán)重的,報(bào)請(qǐng)公司總裁對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。

三、發(fā)貨毀損。配送人員在發(fā)貨過(guò)程中,因個(gè)人工作失誤所造成的商品毀損(含丟失),成本價(jià)600元以下(含)時(shí)個(gè)人按50%進(jìn)行賠償,高于600元時(shí)報(bào)請(qǐng)公司總裁確定賠償金額。

但是,若貨物毀損是由于其性質(zhì)、包裝不符合約定或超過(guò)有效儲(chǔ)存期造成的變質(zhì)、損壞,相應(yīng)管理人員不承擔(dān)賠償責(zé)任,但有義務(wù)提醒倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人對(duì)此類(lèi)商品及時(shí)處理。

對(duì)于員工確系因不慎導(dǎo)致的商品毀損,王二也提出了一些輔助措施。如商品只是外包裝破了,就找門(mén)店打個(gè)折請(qǐng)他們幫著銷(xiāo)售,從總體上減少公司的損失,員工的賠償金額也會(huì)相應(yīng)減少。

自用管理

倉(cāng)庫(kù)有些員工家里比較富裕,有房有車(chē),都比王二強(qiáng),王二每天上班還得靠11路。由于公司本身就經(jīng)營(yíng)汽車(chē)配件,如果私家車(chē)需要,員工也都會(huì)從倉(cāng)庫(kù)里要貨,通過(guò)商品自用的方式出庫(kù)、付款。

但是,倉(cāng)庫(kù)的自用商品出庫(kù)價(jià)是按照成本價(jià)(純采購(gòu)價(jià))。公司規(guī)章制度中規(guī)定:?jiǎn)T工私家車(chē)所用商品要按批發(fā)價(jià)結(jié)算,因?yàn)樯唐穼?shí)際價(jià)格除采購(gòu)價(jià)外,還要加上運(yùn)費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)管理費(fèi)等其它費(fèi)用。要求私家車(chē)用配件,不能按自用方式出庫(kù)。王二根據(jù)公司要求,提出了倉(cāng)庫(kù)自用產(chǎn)品登記要求。

自用商品,僅限于倉(cāng)庫(kù)車(chē)輛及叉車(chē)所用商品。倉(cāng)庫(kù)同事用件,先要請(qǐng)銷(xiāo)售部門(mén)出訂單后再拿貨。

倉(cāng)庫(kù)自用物品領(lǐng)取前,填制《自用商品申請(qǐng)表》,內(nèi)容包括:零件號(hào)、商品品牌、數(shù)量、車(chē)牌號(hào)等。申請(qǐng)后,通報(bào)分管庫(kù)存控制的倉(cāng)儲(chǔ)主管同意并簽字后,才可以取貨。然后訂單處理員根據(jù)簽署的單據(jù),在ERP中進(jìn)行出庫(kù)操作。

每月月底前,訂單處理員導(dǎo)出當(dāng)月自用商品明細(xì),核算出總費(fèi)用,由王二填制費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單,向公司財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用。

這樣管理后,大家也都很自覺(jué),私家車(chē)用件不再通過(guò)自用出庫(kù)方式了。

圖片來(lái)源于互聯(lián)網(wǎng)

但是,某天有內(nèi)線反饋,個(gè)別員工以商品報(bào)廢的名義,偷偷拿走倉(cāng)庫(kù)商品自用。這可是個(gè)大問(wèn)題,需要嚴(yán)肅處理。王二一方面搜集證據(jù),對(duì)相應(yīng)員工進(jìn)行處罰。另一方面,覺(jué)得需要規(guī)范倉(cāng)庫(kù)的報(bào)廢流程,以便徹底杜絕這種情況。這個(gè)好寫(xiě),放P的功夫就弄完了。

1、為保證門(mén)店和客戶所采購(gòu)商品及時(shí)發(fā)貨,隨時(shí)處理倉(cāng)庫(kù)不良品,制定本規(guī)定。

2、本規(guī)定所述商品指因外觀或質(zhì)量出現(xiàn)缺陷而不能正常發(fā)貨的商品。

3、本規(guī)定適用于倉(cāng)庫(kù)處理不良品,如損壞的蓄電池、燈泡,過(guò)期的護(hù)理品,生銹的剎車(chē)片、剎車(chē)盤(pán)等。

4、報(bào)廢商品按以下流程處理。

商品報(bào)廢處理流程

5、提交商品報(bào)廢申請(qǐng)時(shí),務(wù)必拍照作為附件。

6、報(bào)廢商品處置時(shí),必須經(jīng)過(guò)負(fù)責(zé)庫(kù)存控制的主管現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)。

7、商品的人為損壞,根據(jù)《倉(cāng)庫(kù)商品毀損賠償管理規(guī)定》處理。

8、若發(fā)現(xiàn)故意損壞商品,報(bào)廢后挪作已用的,處以商品價(jià)格3倍的罰款,并警告一次。情節(jié)嚴(yán)重的,報(bào)公司總裁處理。

9、對(duì)于報(bào)廢的潤(rùn)滑油,若只是包裝破損不影響使用時(shí)不得拋棄,用于倉(cāng)庫(kù)自有車(chē)輛。

倡導(dǎo)節(jié)儉

王二發(fā)現(xiàn),倉(cāng)庫(kù)員工有浪費(fèi)現(xiàn)象。如中午休息時(shí)工作區(qū)不關(guān)燈,水管關(guān)不緊滴水等等。王二認(rèn)為,節(jié)儉必須作為倉(cāng)庫(kù)的一項(xiàng)基本行為規(guī)范,為此發(fā)出了全員節(jié)約的倡議,全文如下:

公司資源有限,點(diǎn)點(diǎn)滴滴都與費(fèi)用掛鉤,建立節(jié)約型公司,不僅是我們員工應(yīng)有的責(zé)任,更是公司持續(xù)發(fā)展的需要。作為公司的一員,我們有義務(wù)節(jié)約公司的每一項(xiàng)資源,養(yǎng)成勤儉的習(xí)慣,倡導(dǎo)節(jié)約風(fēng)尚。

圖片來(lái)源于互聯(lián)網(wǎng)

1、節(jié)約用水。在用完水后或見(jiàn)到滴水的水龍頭,及時(shí)擰緊,發(fā)現(xiàn)損壞的及時(shí)報(bào)修。

2、節(jié)約用電。中午休息時(shí)關(guān)閉工作區(qū)電燈、電熱器。生活區(qū)最后一人離開(kāi)時(shí),關(guān)掉空調(diào)、燈、電視機(jī)電源。

3、節(jié)約耗材。合理控制手套、圓珠筆、方便袋、膠帶等耗材使用,減少辦公費(fèi)用。若無(wú)特殊需要,圓珠筆按月發(fā)放,每人每月定量3枝;手套(冬季)每人每月定量4副。其他物品如毛巾等須先審批,后領(lǐng)用。

4、節(jié)約用紙。需要打印的文件事先仔細(xì)檢查,無(wú)錯(cuò)時(shí)再打印。打印時(shí)先行預(yù)覽,通過(guò)調(diào)整行間距、頁(yè)邊距等合理減少頁(yè)碼數(shù)量。

5、節(jié)約話費(fèi)。減少公用電話費(fèi)開(kāi)支,不用辦公電話閑聊、辦私事。公司內(nèi)部聯(lián)系時(shí),使用內(nèi)線電話。

6、節(jié)約糧食。用餐時(shí)按需取用,不得浪費(fèi)。

7、愛(ài)惜使用公司車(chē)輛、叉車(chē)、地牛等器械,出現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修。

8、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)自用配件,優(yōu)先使用包裝破損商品。

9、反對(duì)以下3種浪費(fèi)現(xiàn)象:

三種浪費(fèi)

希望大家從小事做起,從身邊事做起,以實(shí)際行動(dòng)厲行節(jié)約,堅(jiān)持杜絕浪費(fèi)行為。

組織架構(gòu)

開(kāi)始分區(qū)管理后,倉(cāng)庫(kù)各崗位的職責(zé)有了不少變化。王二覺(jué)得組織架構(gòu)需要重新進(jìn)行調(diào)整。跟人事部門(mén)要來(lái)了倉(cāng)庫(kù)的工作職責(zé),仔細(xì)研讀。

1、倉(cāng)儲(chǔ)管理

(1)管理商品驗(yàn)收入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)保管、發(fā)貨配送等作業(yè),確保物資交付能夠滿足客戶需求。

(2)制定盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃并執(zhí)行,保障商品庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確性。

(3)商品及作業(yè)工具設(shè)備的財(cái)產(chǎn)安全、存儲(chǔ)安全管理。

(4)倉(cāng)儲(chǔ)規(guī)劃、倉(cāng)庫(kù)設(shè)計(jì)、貨位管理、條碼管理等。

(5)門(mén)店(客戶)退貨驗(yàn)收及入庫(kù)。

2、物流配送

(1)到貨運(yùn)公司提取到貨、發(fā)貨等作業(yè)。

(2)協(xié)調(diào)貨運(yùn)公司上門(mén)取貨,與貨運(yùn)公司進(jìn)行貨物交接、解決差異。

(3)綜合協(xié)調(diào)倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨進(jìn)度,向門(mén)店及時(shí)反饋發(fā)貨信息。

3、理賠管理

(1)門(mén)店報(bào)廢產(chǎn)品接收、驗(yàn)收入庫(kù)及登記。

(2)門(mén)店理賠產(chǎn)品的保管、返還、退回作業(yè)。

3)部分產(chǎn)品的初步理賠鑒定。

4、其他工作

(1)制定并完善本部門(mén)各項(xiàng)工作流程及管理規(guī)定。

(2)倉(cāng)庫(kù)行政后勤事務(wù)、員工食宿、員工考勤、庫(kù)容庫(kù)貌維護(hù)等。

(3)物流車(chē)輛管理。

(4)公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。

依據(jù)部門(mén)職責(zé),王二用Visio繪制了倉(cāng)庫(kù)的組織架構(gòu)圖。

物流部組織架構(gòu)圖

看著自己畫(huà)的組織架構(gòu)圖,王二興奮的半夜沒(méi)睡著覺(jué):哇哈哈……咱老王也有一天被畫(huà)到最上面了!

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