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采購的催貨煩惱

作為一名采購人，你一定經歷過這樣的早晨。

當你終于準點踏入辦公室，水還沒來及喝一口，電話就響了。

車間主任向你怒吼著：“那批原材料說好的一早到貨，怎么現在還沒到？趕緊催下供應商啊，如果停產了，你和老板解釋去！”

不等你辯駁，車間主任就“當”的一聲摔斷了電話。

好了，今天你有事情做了！

趕緊聯系供應商摸清情況，抓緊時間生產出貨。

緊接著定位送貨司機的移動軌跡，隨時關注送貨的進度。

最后好言相求質檢和庫管盡快入庫。

終于忙完這一切，公司上下沒有一個“謝”字，好像這一切都是你理所應當做的。

更為糟糕的是，采購平時花費了大量的時間解決到貨率低的問題，從而使“品類管理”、“戰略降本”等一系列更加重要的事情一拖再拖。

其實到貨率低只是一種表象，它的發生是由供應鏈各個環節多方面原因造成的。

作為采購如果你不能深入一線，詳細了解每一個細節，而是依據表象，頭痛醫頭，腳痛醫腳，很難從根本上解決這個問題。

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五步分析法

基于之前的工作案例，結合下面的“五步分析法”，希望能夠緩解采購的催貨苦。

2011年，公司接到美國客戶的訂單，要求每個月出口80噸裝飾用灰鐵鑄件。

經過前期市場調研與比價，確認日生產能力4噸的河北H工廠提供這些產品。

灰鐵鑄件主要的生產過程是：將融化的鐵水澆筑到事先完成的沙模之中，待冷卻之后進行取件、拋光和打磨。

質檢確認產品尺寸無誤之后，進行包裝；運送至港口，裝入集裝箱。

大體可以分為如下5個步驟：

（▲生產步驟及生產工藝描述）

從前期的市場調研來看，H公司的生產能力完全滿足公司需求。

但是事與愿違，頭三個月，供應商都未能完成相應的生產計劃。

作為采購，進行了如下5個步驟的改善。

01

收集供應鏈每個環節的“時間進度表”，對整個供應鏈進行分解。

了解每一個步驟所要求的計劃時間和實際花費的時間以及每個步驟所涉及的關鍵部門。

（▲計劃時間進度表）

（▲生產步驟的計劃時間進度）

（▲實際時間進度表）

（▲生產步驟的實際時間進度）

02

根據收集的信息，使用KPI Dashboard (績效指標儀表盤)當中的蜘蛛圖，將每一個步驟計劃時間和實際發生時間進行比較，直觀的看出問題出在哪里。

（▲蜘蛛圖）

從蜘蛛圖中，我們不難發現，主要問題是出在“生產”和“包裝”這兩個環節。

03

與供應商各個步驟關鍵部門的關鍵人員溝通，確認出延誤的因素，以及他們給出的優化方法和這個方法沒有實現的原因。

（▲生產步驟延誤的分析表）

04

結合延誤時間及解決方法的難易程度，對優化方法進行分類。

（▲生產步驟各項指標分類表）

（▲優化方法分類表）

05

根據上面的分類，優先級依據從上述01到04的順序逐一落實。

首先，與國外客戶進行溝通，依據“帕利托原則（二八定律）”，從50多種鑄件中篩選出需求量最大的10種，爭取到了3個月共計240噸的訂單。

其次，依據這些訂單，H廠提前進行了來料、開模的工作，而且隨著同一型號的生產頻次增加，廢品率逐漸降低，訂單也可以循環生產。

最后，三個月訂單的利潤可以覆蓋H廠鐵籠以及工廠裝箱所產生的成本。

最終經過大家的努力，240噸貨，工廠在72天左右就完成了，為后續的合作，奠定了良好的基礎。

（▲按上文順序落實生產步驟）

最后的話

當然，在實際運用的過程中，采購可以不用拘泥于現有的“步驟”，將“五步法”調整為“四步法”或者“六步法”都是可以的。

核心思想在于，作為采購要通過問題的表象，分析出造成這個表象的根本原因，針對這個原因，給出專門的解決方案。

針對這個方案的效果進行評估，并且反復這個過程，從而逐漸緩解，直到解決到貨率低的問題，從而徹底擺脫催貨苦的煩惱！