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與供應商、客戶和同事溝通都需要注意些什么?溝通的關鍵技巧有哪些?

[羅戈導讀]供應鏈有三個主體,上游的供應商、下游的客戶和中間的企業。

供應鏈有三個主體,上游的供應商、下游的客戶和中間的企業。

日常溝通在供應鏈管理中比重很大,如果沒有清楚地理解對方意圖,或是我們的想法沒能正確地表達,那么最后做出來的結果很可能會背離本意,浪費了大家寶貴的資源和時間。有效溝通,確保供應鏈的高效運營,是我們需要重視的工作。

一、與供應商溝通

人人都買東西。消費者在零售店和線上購物,零售店和電商從批發商和經銷商進貨,批發商和經銷商從制造商進貨,制造商從農場和大宗商品供應商處購買原材料。

這就像一個鏈條,一環連著一環,供應鏈也由此得名。賣給你東西的公司就是供應商,就是你的上游,他們好像是依附于你,而你是供應商的甲方爸爸。

但是仔細想想好像也不完全是這么回事,有些人是求著供應商的,因為市場上可能是供不應求,就像是現在的芯片市場一樣,手里有貨的就是大爺,強弱之勢是可以互換的。

在我看來,供應商實際上是你在供應鏈中的合作伙伴,是通過你們的相互配合,才能讓供應鏈順利運轉。我們需要重視與供應商的溝通,以下五個技巧可以幫助你與供應商有效溝通。

1.設定明確的期望

確保供應商準確知道你需要什么,多少數量和交貨條款,還需要安排一位固定的聯絡人來對接工作,解答問題。負責這個崗位通常是采購計劃員,他負責下訂單,溝通交貨,處理付款等工作。

2.清楚每家供應商的聯絡人

通常情況下,供應商的對口聯系人是銷售或客戶經理。采購員需要定期和他們交流,電話郵件或是當面拜訪,經常保持聯系能增強溝通效率。

3.保持良好的溝通記錄

溝通信息一般僅保存于個人郵箱里,如果采購員離職了,員工賬號會被注銷,以往的溝通記錄可能會丟失。最好的辦法是使用供應商關系管理系統,記錄下過往發生的事情,以便能長期追溯。

4.確認信息已送達

許多業務溝通都通過電子郵件進行,但email有時會傳送失敗或被扔到垃圾郵件里。問題越復雜、越緊急,你越是要確保信息已被接收到,并且聯系收件人,確認他已知曉。

5.適度地向上匯報問題

有些問題確實需要上級主管介入處理,如連續的交貨延遲或是質量問題,但如果把每個小問題都當成重大危機事件,你很可能會給供應商帶來額外的工作量和人工成本,所以要把握好這個度。

你與供應商的協作是建立在信任的基礎上,信任是會隨時間而緩慢積累。所以請尊重你的供應商,齊心協力解決問題。

請記住這點,你們都在同一條船上,屬于同一條供應鏈。從更大的視角來看,你們都屬于同一個團隊,從長遠來看,你們要彼此依賴才能實現雙贏。

二、與客戶溝通

公司的每一塊錢收入都來自客戶,換句話說,客戶就是衣食父母。你的產品和服務再好,也需要找到愿意付錢的金主才行。

客戶要付錢買你的產品和服務,你的業務才能維持運行。這意味著客戶溝通比什么都重要。無論你在供應鏈中做什么工作,最終都在促進生意成交。每次與客戶溝通,你都可以為公司創造更多業務機會。以下技巧有助于客戶有效溝通。

1.用心傾聽客戶訴求

專心聽別人說什么并不容易,這需要我們集中精力,并運用一點同理心來理解對方的訴求。一定要讓客戶說明他們的需求,如有不明白的地方,請立即提問澄清疑惑。

2.使用專業知識幫助客戶制定正確決策,加強信任

客戶未必比你更專業,能幫助對方的時候,請千萬不要吝嗇機會。如海運港口訂不到艙位,可以推薦客戶走內陸運輸至其他相對空閑的港口出貨,幫助客戶渡過難關。當客戶意識到你是在為他們著想后,必然對你另眼相看,他們就會成為回頭客,并把你推薦給朋友。許多生意就是靠熟人推薦做成的。

3.提供選擇和解決方案

如果無法給客戶提供想要的商品,那你就要設法找出能解決問題的備選方案,如性能類似的替換材料。現在這種市場行情中,斷貨情況很普遍,如果能主動提供解決方案,絕對是你的加分項。

當我們關注如何與客戶有效溝通時,實際上就增加了整個供應鏈的價值。幫助了客戶,就是幫助自己。

三、內部與同事溝通

在公司里需要團隊合作才能把事情做成,供應鏈工作也是這樣,我們經常需要和公司各個部門合作。在與同事溝通時,雖然不用像對客戶那樣謹慎小心,但也要深思熟慮,才能做到事半功倍。下面介紹五個與同事溝通的專業技巧。

1.切忌想當然

在溝通之前,我們要先把事情的來龍去脈搞清楚,人物、事件、時間、地點、原因等等。如果你不清楚,就詢問下當事人,千萬不要害羞。

不要假定別人已經明白了你的意思,人們不發表意見,不一定就代表他們真的贊同,或是理解了你所說的。溝通過程中,如果感覺到對方有疑惑的時候,要暫停一下,提問并傾聽,確保對方真的同意或是理解了你的意思。

2.選擇合適的溝通模式

溝通形式多樣,各有優缺點。溝通大量數據或多項復雜任務時,用電子郵件溝通比較有效,但有些時候打電話,或是面對面交流的效率更高。

你需要根據溝通對象和場景來選擇溝通模式。還要盡量站在他人的角度看問題,選擇對方最方便的溝通模式。

3.節省團隊的寶貴時間

大家工作都很忙,所以你要盡快表達觀點并處理問題。盡可能地節省他人的時間就是一項善舉。不要因為預訂了一個小時的會議,就必須開滿一小時,有事說事,沒事散會。如果能早點結束,大家都能有更多時間去做其他事情。

4.選擇性地邀請人員參加會議

有些公司的文化是喜歡邀請許多人來開會,各個部門都必須派代表來參會,否則就是對你工作的不重視。其實不必這樣,不要把所有人都叫來參會,除非他們真的需要參與討論或提供一些輸入意見。

在要求別人來開會之前,先問自己:“這對他有什么好處?”當人們真的想做一件事時,很容易能做成,相反就是在浪費對方的時間。

5.在與同事溝通時使用三步流程

為了提高溝通的效率,我們要使用“討論、記錄、執行”三步法。要討論的話題事先就告訴對方,讓他可以有所準備,避免當場找資料或是數據,耽擱大家的時間。

溝通完了后要確定需要做哪些事,把事項記錄在電子郵件、備忘錄或項目規劃中,不要轉身就忘記了。最后要和負責的同事執行承諾要做的工作,并且定期回顧進度。

溝通是供應鏈日常工作中的關鍵環節。與同事溝通時使用這些技巧,能夠讓你更高效、更專業。

供應鏈管理離不開人的參與,有人的地方,就需要溝通。掌握正確的溝通技巧,可以讓供應鏈運營更有效率。

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